12 шагов построения эффективных бизнес-процессов. Руководство - страница 4

После создания отчета и шаблона для электронных писем приняли решение автоматизировать процесс.

Рис. 1. Пример электронного письма: запрос специальных цен под проект.

Процесс согласования специальных цен для Дилера под проект полностью автоматизировали и привязали к CRM-системе[8]. В настоящее время для получения дополнительной скидки достаточно внести спецификацию со стандартными ценами для Клиента, указать процент требуемой скидки. После нажатия нескольких кнопок менеджер получает ответ от руководителя коммерческой службы с возможными ценами под проект (рис. 2).

Рис. 2. Вид проекта с согласованными ценами из БД 1С.

1. Выберите один проблемный процесс (из выявленных вами в домашнем задании к главе 1).

2. Соберите рабочую группу, включающую участников процесса.

3. Определите вход и выход бизнес-процесса.

4. Запишите последовательные шаги с обозначением ответственных за действия.

Вечер среды. Почти семь, выхожу из офиса. Нужно выполнить намеченные задачи: личные, бытовые, снова рабочие. На улице +30, и тополиный пух попадает в глаза, уши, нос. Дышать становится невозможно. «Прям броуновское движение[9] каких-то белесых частиц, – недовольно размышляю. – Почти как мои мысли, они хаотично ищут пристанище».

Почему появляется хаос в голове? В первую очередь размытость ситуации возникает от нечетко заданных условий. Эти размышления приводят к простейшей математике. Получается, что должно быть условие задачи с известными параметрами. Нужна ясность в понимании, к чему движемся. Тогда найдется решение. Однако за рабочий день «прилетает» множество незначимых «пуховых частиц», которые легко могут вывести из равновесия. Выходит, необходимо отсечь ненужное и расставить приоритеты.

И вот возникает вопрос: как расставить приоритеты в задачах, которые валятся, как тополиный пух? Действуем в размеренном темпе и каждой задаче или вопросу присваиваем степень важности.

Иногда наши мысли превращаются в броуновское движение: мечутся от одной проблемы к другой. Тогда берем лист бумаги и ручку. Фиксируем мысли: они уже не потеряются и обязательно будут выполнены. А дальше расставляем записи по срочности – и вуаля! Наши мысли превращаются в шкафчики с книгами, стоящими по удобной схеме. Теперь берем каждую книгу по очереди и решаем тот или иной вопрос.

Все-таки здорово, что в школе знакомят с математикой и физикой. Благодаря точным наукам любой вопрос можно переложить в алгоритм действий или создать систему правил поведения в определенной ситуации. Мне, как математику по образованию, подобные схемы-образы даются проще и нагляднее. Осложнить ситуацию может только реальный тополиный пух, а остальные проблемы нетрудно решить с помощью науки и здравого смысла.

Я не просто так привожу ассоциацию с несвязным движением частиц. Дело в том, что в любой компании без четко разработанной модели сотрудничества между отделами и подразделениями не будет порядка. Иначе говоря, появится хаотичность, похожая на бесконечное броуновское движение. Теперь возникает резонный вопрос: как этого избежать? Думаю, многие догадались, что нужно придумать и зафиксировать схему взаимодействия между людьми.