22 способа все успевать - страница 4

Задание:

1. Прямо сейчас составьте (хотя вы уже должны были это сделать) список дел на сегодня. Если на сегодня вы уже сделали, сделайте его на завтра.

2. Пронумеруйте дела в той последовательности, в которой их лучше всего выполнять.

3. Начиная рабочий день, обратитесь к списку и начните именно с первого дела. Как только дело сделано и возникает вопрос: что дальше? – не забывайте снова обратиться к списку. Если ваша работа хаотична и непредсказуема, то обращайтесь к списку хотя бы три раза в день: в начале дня, после обеда и за полчаса до конца рабочего дня. Зачем нужно третье обращение, мы поговорим в следующей главе.

4. Поработайте со списком неделю. Вы можете обновлять каждое утро один и тот же список, добавляя в него новые дела, а можете каждое утро (или каждый вечер, если вы «сова») писать новый список и проставлять новый порядок выполнения дел.

5. Через неделю оцените, какой эффект дала вам работа со списком? Хотите ли вы вести его на регулярной основе? Или, возможно, он нужен вам только в периоды повышенной многозадачности и отвлекающих факторов? Если вы выбираете второй вариант – что может помочь вам не забыть начать список в такие моменты? Или что для вас будет четким показателем того, что пора написать список дел?

Посмотрите на свой план дня (он ведь у вас уже есть?). Выделите из него те дела, которые необходимо сделать именно сегодня, и попробуйте примерно оценить время выполнения каждого из этих пунктов. Суммируйте это время – сколько у вас получилось? Сколько эта цифра составляет в процентах от общего времени вашего рабочего дня?

Например, если у вас стандартный 8-часовой рабочий день, и время, которое вам нужно для выполнения дел «нужно сделать сегодня или вчера», составляет также 8 часов, то это составит 100%.

И… если получилось 90-100%, то у меня есть для вас две новости. Одна плохая и одна… получше. С какой начать? Давайте с той, что получше: мы с вами выяснили, почему вы все время задерживаетесь на работе и/или находитесь во фрустрации из-за того, что не успеваете сделать задуманное.

Плохая новость – ваш план нереален. То есть как бы вы ни работали, вы его не выполните. Потому что ваш план идеален, он выполним только в несуществующих условиях волшебного мира, где в нашу жизнь ничего не вторгается, все зависит только от нас. Клиенты выполняют все договоренности, и даже погода соответствует прогнозу, поэтому никто никогда не задерживается и ничего не забывает. Но ведь так не бывает, верно?

В реальном мире что-то всегда пойдет не так. Но есть и плюсы – ученые уже занялись этой проблемой и выяснили, что для устранения этих «что-то пошло не так» в среднем у человека уходит 20% его рабочего времени. Исследователи даже придумали термин для всего, что идет не так – форс-мажор.

Форс-мажор не зависит от вас, он случается с каждым, и он точно нарушит ваши планы. Поэтому чтобы он не портил вам жизнь ежедневно и не вызывал разочарование (никогда такого не было, и вот опять!), его нужно просто заранее учесть и заложить в свой план.

Итак, критерий реалистичности плана – минимум 20% рабочего времени заложено на решение и учет форс-мажорных ситуаций. То есть при 8-часовом рабочем дне для того, чтобы вы успели сделать все запланированное на сегодня, чистое время на выполнение этих дел должно занимать не более 6,5 часов. И тогда ни внезапная задача от начальника, ни срочный звонок от друга с рассказом о душевной драме на полчаса, ни отсутствие помидоров для борща в магазине, где они всегда-всегда были, не выведет вас из равновесия. У вас есть на это время! Хотя, конечно, говорить «нет!» тоже очень помогает, но этот инструмент мы подробно рассмотрим в другой главе.