9 шагов к успешной автоматизации бизнеса - страница 2

Печатных форм скапливаются мегатонны и, конечно же, логично рассмотреть процесс их автоматизации. Ведь трудоемкость, как мы уже отметили ранее, просто огромная. Автоматизировать нужно как создание, так и заполнение форм. Именно это является вторым этапом планирования автоматизации. Так же нужно обработать их рассылку по почте клиентам и настроить отправку оригиналов.

Автоматизировать можно 80% этой работы – формирование заявлений на отпуск, ведомость получения оборудования, дефектную ведомость, зарплатную ведомость, договора, накладные, акты приема-передачи, заказ наряды и многие другие формы.

В процессе автоматизации происходит и ещё одно важное явление. Поскольку все действия «проворачиваются» через информационно-аналитическую систему, они сохраняются в этой системе и имеют различные параметры. Среди этих параметров – данные о заказчиках, их контактная информация, какие-то наработки и, конечно же, огромный массив сведений для тщательной аналитики. Имея такой багаж знаний можно, например, проанализировать, когда лучше продаются велосипеды. Или создать отчет, внутри которого будет собрана информация об интенсивности использования и выхода из строя метелок, что позволит выбрать более качественные экземпляры.

На базе всех этих сведений можно принимать управленческие решения и они будут строиться уже не только на чутье, но и на здравом смысле и холодном расчёте.

Если вы знаете анекдот про менеджера с базой контактов клиентов, то мы вам его не расскажем. Такие вещи не особенно корректно писать в книге.

Смысл в следующем – часто компании берут высокооплачиваемых специалистов, исходя из наличия у них актуальной и «живой» базы контактов. Эти сведения являются стратегически важными для любой сферы деятельности. Ведь в противном случае цепочка поиска возможного клиента начинается с самого низа. Нужно организовывать холодные звонки и годами собирать сведения с результативностью 0,01%.

Сказанное относится абсолютно к любым данным. Даже сведения о точке закупок машинного масла значительно сокращают рабочий процесс. Ваш специалист уже не будет тратить время на поиски всего этого и воспользуется готовой подборкой.

Понятно, что мы с вами не планируем перехватывать чьи-то данные или воровать готовые базы. Наша задача сейчас уяснить, что в результате работы систем автоматизации формируются бесценные сведения и копится стратегически важная информация.

Если бы такой системы не было, то многие данные безнадёжно исчезали бы со сменой условий и сотрудников.

Простой пример. Есть у вас менеджер по работе с клиентами и он записывает все данные по своей деятельности для собственного удобства в ежедневнике. Делается это не сознательно. Просто так ему удобно. И вот однажды менеджер, проработав три года, нашел более интересное предложение с более высокой заработной платой и решил уволиться. Он забирает все наработанные за три года данные в бумажном ежедневнике с собой. Результат его работы хоть и ощущается, но бесценные сведения ушли и их потребуется копить заново.

Логично предположить, что все обозначенные выше обстоятельства позволяют формулировать и распечатывать любой отчет. Если раньше для создания отчета и перелопачивания данных требовался отдельный человек, то сегодня это можно сделать одной кнопкой.

Абсолютно любой отчёт можно легко сформировать за считанные секунды, особенно когда набран необходимый набор данных. Нужно только организовать данные внутри массива, что и умеет делать любой алгоритм.