Адвокатский кабинет: организация работы - страница 25

Ранее я писал, что с учетом большого объема копируемых адвокатами документов для суда и сторон лучше использовать штамп.

Адвокаты часто работают с копиями документов, поэтому должны знать правила оформления копий документов.

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за… год») и заверяется печатью организации.

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа адвокату и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Необходимость этого реквизита обусловлена как наличием у адвоката работников, так и пометками для себя, для памяти, например: «В дело», «В архив».

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

Для адвоката этот реквизит актуален в двух случаях: либо наличие работников, либо слабая память.

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Например, исполненное (оплаченное) постановление об оплате труда адвоката может быть сопровождено пометкой «Оплачено. В дело».

О бланках документов я уже писал в разделе «Создание адвокатского кабинета: первые шаги».

Здесь повторю. Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8—2013, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Адвокаты могут использовать как бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых адвокатом.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.