Анализируй этих! Полное руководство по подбору персонала - страница 15

Как мы видим, сотруднику не удалось выполнить все срочные дела, зато он успел выполнить несколько несрочных, не требующих больших временных затрат. Скорее всего, если бы директор по персоналу не планировал свой день подобным образом, его продуктивность была бы ниже и решенных задач было бы меньше. Теперь директору по персоналу останется только переписать незавершенные дела на завтра и добавить к ним новые задачи.

Планируйте свой день! Только измеримость задач и поставленных целей поможет работнику стать эффективным и продуктивным, невзирая на многозадачность.

Умение расставлять приоритеты – необходимое качество для продуктивной работы. Если отдать предпочтение малозначимым действиям, отложив действительно важные дела, это может негативно отразиться на результатах, которых от Вас ожидают. Для того чтобы грамотно расставлять приоритеты, важно разделить задачи на сверхсрочные, срочные и текущие. Сверхсрочные задачи – это задачи, требующие немедленного решения. Например, в организацию пришла проверка из государственной инспекции по труду с проверкой по жалобе сотрудника. Это сверхсрочная задача, нужно бросить все дела и заняться проверяющими. Как правило, сверхсрочные задачи возникают неожиданно, поверх запланированных Вами. Заранее предугадать возможность их возникновения и спрогнозировать временные затраты, которые потребуются для их решения, в принципе невозможно. Поэтому, планируя свой день, важно закладывать временной промежуток на возможные сверхсрочные задачи. Этот промежуток должен составлять как минимум 10 % рабочего времени. Срочные задачи подразумевают их быстрое и качественное решение; нерешенные срочные задачи способны существенно повлиять на бизнес-процессы в организации, причем их влияние будет негативным. Для специалиста в сфере рекрутинга срочной задачей практически всегда будет подбор персонала. Чем быстрее и качественнее Вы закроете вакансию, тем быстрее бизнес-система заработает полноценно и эффективно. Даже если это вакансия курьера, ее необходимо своевременно, если не сказать оперативно, закрыть. К текущим задачам можно отнести все задачи, не требующие немедленного результата. Например, разработка должностных инструкций, стандартов обслуживания клиентов или мотивации для обеспечивающих подразделений. То, что эти задачи не решаются здесь и сейчас, существенного ущерба бизнесу не нанесет, таким образом, подобные задачи можно отнести к текущим при расстановке приоритетов. Здесь следует отметить, что на решение текущих задач все же следует отводить определенное время в ежедневном режиме, иначе накопившиеся нерешенные задачи могут в итоге привести к тому, что именно они станут срочными ввиду невозможности их дальнейшего откладывания. Вследствие этого приоритеты сместятся и не оставят Вам шанса для эффективной работы. Поэтому важно уделять часть своего рабочего времени и текущим задачам тоже. Приведу пример расстановки приоритетов для HR-специалиста, который работает на производственной площадке в единственном лице. Рассмотрим задачи, которые стоят перед специалистом, и расставим их в порядке приоритетности.

• Закрытие вакансий «заведующий складом» и «начальник смены».

• Массовый подбор персонала (рабочие на производство).

• Кадровое делопроизводство (прием, увольнение, перевод работников).

• Разработка локальных нормативных актов, регламентов и должностных инструкций.