Ассистент руководителя. Лайфхаки профессии. Книга-тренинг - страница 2
4. Конспектируйте.
Наш мозг не способен удерживать всю информацию. А если бы и мог, это стало бы большим стрессом для организма. Поэтому не пытайтесь запомнить все.
Читая бизнес-литературу, я всегда делаю конспект – убираю лишнее: только примеры, кейсы, цитаты. В итоге остается выжимка с самыми важными мыслями.
Делать это можно по-разному. Наиболее удобный для меня формат – заметки в телефоне и интеллект-карты. О последних мы поговорим далее, это очень полезная вещь.
Наше путешествие в профессию начинается. Не забудьте записывать важные мысли и свои размышления, а также подчеркивать главное. И обязательно думайте!
Глава 1
О профессии помощника и ассистента
Кто он, ассистент руководителя
Этот раздел в первую очередь будет полезен тем, кто хочет стать ассистентом или помощником руководителя. Однако и опытный специалист наверняка узнает из него что-то новое о своей работе.
В России профессия «ассистент» лишь набирает обороты. Само слово – англицизм (с англ. «ассистировать/помогать»), относительно недавно пополнивший отечественный лексикон. Проще называть ассистента по-русски – помощником, и совсем привычно – помощником руководителя или секретарем.
Я часто делаю доклады на конференциях для ассистентов и помощников первых лиц компаний. Помню, как во время первого выступления ко мне обратился организатор и попросил не использовать слово «секретарь», потому что аудитория обижается.
Конечно, «ассистент» звучит благороднее. Я согласна.
Кто же он, ассистент или помощник?
Правая рука и доверенное лицо шефа.
Тот, кто принимает звонки, составляет график руководителя, организует командировки и бизнес-поездки, а также совещания, договаривается о встречах с партнерами/клиентами.
Человек, который налаживает бизнес-процессы и взаимодействует с другими подразделениями.
Тот, кто фиксирует ход совещания, а потом контролирует исполнение поручений, данных руководителем.
Сотрудник, охраняющий «святая святых» – кабинет руководителя – от нежелательных звонков и гостей.
Подводя итог – это тот, кто обеспечивает руководителю КОМФОРТ. Или, если хотите, гарантирует ему спокойствие.
Помощник должен сделать рабочий процесс максимально комфортным для шефа.
А знаете, в чем трудность? В том, что перечень должностных обязанностей такого сотрудника у каждой организации свой: где-то ассистенту требуется умение открывать представительства в других городах, а где-то – знание основ маркетинга.
Рассмотрим три вида современных ассистентов. Итак, какими они бывают?
Сразу оговорюсь, что поскольку понятие «ассистент» у нас только приживается, не все руководители имеют представление, чем один вид отличается от другого.
1. Персональный ассистент (англ. PA).
Это тот, в чьи обязанности, кроме решения административных вопросов (прием посетителей, звонков и т. п.), входит выполнение большого пула личных поручений, касающихся обычной жизни шефа и его семьи. Отсюда и название «персональный».
Обязанности личного помощника (персонального ассистента) могут включать в себя:
• контроль за работой домашнего персонала (нянь, преподавателей), а также их подбор;
• организацию отдыха шефа и его семьи: от выбора страны и организации досуга до выстраивания логистики;
• компетентность и осведомленность в сфере luxury-обслуживания, брендов и марок (отели, рестораны, бутики);
• организацию медицинского обслуживания: своевременное прохождение профилактических обследований (чекапы), запись к специалистам и пр.;
Похожие книги
