Букварь продвинутого продавца, или К демократии через финансовую независимость - страница 29

– прочие коммуникации по факсу, почте, E-mail;

– отбор заказов в № по всем видам рекламы,

– вывод статистических данных (в т. ч. финансовых) сотрудничества с клиентами,

– упорядочивание документов, материалов, информации в отделе,

– поддержание порядка на рабочих местах и в отделе,

– ведение подшивок газеты и иной прессы,

– сбор (из СМИ, по телефону и других источников) и фиксирование предварительной (адресно-именной) информации о возможных клиентах,

– расчет показателей деятельности отдела и конкретных сотрудников.

Пример 5. Классификация и последовательность технической работы

1. Подготовка к контактам с клиентами:

– выбор потенциальных клиентов на основе систем сбора информации, в соответствии с реализацией проектов а) бывшие, б) новые, в) оптовики;

– подготовка писем-предложений по заранее определенным формам;

– регистрация результатов проведения переговоров, внесение их в информационную базу данных;

– отправка газет по почте и соответствующая подготовка.

2. Принятие заказа на рекламу:

– составление договора;

– прием гарантийного письма с содержанием макета (файлы, пленка);

– выписка счет-фактуры на оплату;

– отправка/выдача счет-фактуры.

3. Выполнение заказа на рекламу:

– согласование размещения макета с заместителем главного редактора (редактором);

– подготовка документов для передачи на верстку (перечень особых замечаний, непосредственно макеты, реестр, файлы макетов, пленки);

– передача документов на верстку.

4. Выполнение заказа на Classified:

– корректировка информации в базе данных,

– составление сопроводительных документов,

– передача на верстку.

5. Выставление счет-фактур:

– выписка счет-фактур,

– отправка счет-фактур по факсу, почтой, курьером.

6. Обеспечение оплаты по просроченным платежам:

– внесение банковской выписки в информационную систему для верстки;

– наведение/поддержка порядка в учете,

– определение фирм (создание выборки) и их сотрудников для контакта по результатам анализа кредитных историй,

– работа с компаниями в соответствии с выборкой:

а) повторное выставление счет-фактур (выписка, отправка),

б) переговоры с клиентами*),

в) подготовка актов сверки выхода и оплаты,

г) отправка актов сверки выхода и оплаты,

д) продолжение переговоров с клиентами^>*),

е) подготовка п/т по актам сверки (при наличии договора),

ж) продолжение переговоров с клиентами^>*).

^>*) переговоры с клиентами по вопросам оплаты в любой из части – работа повышенной ответственности и аккуратности, поэтому может проводиться только под пристальным контролем менеджера финансовых вопросов и с его разрешения.

7. Предоставление отчетности и документов в бухгалтерию

– подготовка отчетности в отдельных ее составляющих под руководством ответственных за предоставление сотрудников.

В рассматриваемом нами условном отделе всего 5 сотрудников. Нет пока в отделе дизайнеров, курьеров. Потому что в сбытовой политике этого условного отдела не используются аргументы «сделаем хороший макет» и «к вам приедет наш курьер». Но такие должности могут быть в более сложных структурах, например как на стр. () или в составе самой редакции. Пока рассматривается основной минимум из сотрудников ведущих переговоры и выполняющих сопутствующую техническую работу.

Как и говорилось, разложение на составляющие работы отдела требовалось не только для более детального рассмотрения, но и для создания вертикальной структуры с горизонтальной прошивкой, как одной из наиболее эффективных в таких небольших отделах, способных выполнять много творческой работы, гибко адаптироваться, быстро расширяться и развиваться.