Вторая подпись – это подпись сотрудника, отвечающего за ведение бухгалтерского учета по российским стандартам, в большинстве случаев это главный бухгалтер или его заместитель.
Платеж пропускается банком только при наличии двух подписей. Раньше это были бумажные документы, подписанные двумя руководителями, сейчас это цифровые подписи в программе «Банк – Клиент». Цифровая подпись не означает, что кто-то подписывает стилусом. Это USB-флешка, которую подписант подключает к компьютеру и нажимает нужную кнопку в программе, или даже проще – логин и пароль в системе «Банк – Клиент». В качестве цифровой подписи изредка используют скан отпечатка пальцев или чип карты. К слову об экзотике, максимум я встречал четыре подписи – в зарубежном фонде, когда каждый платеж согласовывают две пары людей, каждая пара представляет одного из мажоритарных акционеров.
Бывает, что директор ставит и первую, и вторую подпись (см. раздел «Распределение первой и второй подписи»).
Сотрудников данного департамента используют, если необходимо получить заверенную банком бумагу, например, выписку со счета для аудита.
Немного продвинувшись по службе, вы сами будете получать от банка запрос на предоставление документов, и в такие моменты нужно советоваться с руководством: можно ли банку предоставлять те или иные документы. Банкиры бывают достаточно коварны, например, под видом получения информации по банковскому счету они могут запросить информацию, требующуюся для принятия решения по кредиту.
На начальном этапе вас могут допустить к работе с программой, через которую вы сможете готовить платежи и отслеживать динамику счета в первоисточнике, т.е. заглядывать на счет компании, как вы заглядываете на свой личный счет через интернет-банк, установленный на телефоне. Иными словами, «Банк – Клиент» – это программа для управления счетом компании из вашего офиса по интернету, которая от интернет-банка обычных пользователей отличается повышенным уровнем информации и неудобством работы. (Подробнее о программе «Банк – Клиент» см. ниже в этой главе.)
На первом этапе вам будут ставить задачи технического характера на ввод или, наоборот, выкачивание информации из программы «Банк – Клиент», и если, у вас не сумасшедший начальник, за вами будут все проверять перед отправкой в банк – никто не даст вам право отправлять платежи самостоятельно.
Второй блок вашей работы на начальном уровне связан с подготовкой информации для согласования плана платежей. На бытовом уровне это означает, что вы будете собирать бумажки или администрировать IT-систему, которая будет собирать бумаги для инициации ранее запланированного в ежемесячном плане платежа. Например, в ежемесячном плане запланировано оплатить приобретение компьютера. Поставщик отправил счет на авансовую оплату, и теперь его нужно прикрепить либо в системе, либо вручную и отправить платеж на согласование руководству. Скорее всего, большую часть по подготовке платежей на согласование поручат вам. Здесь важно не запутаться в ворохе счетов и в сопоставлении их с планом. Важно проверять не только наличие счета на оплату и плана на месяц, но о прочих видах контроля при согласовании платежей я напишу позднее в этой главе. Уже на этом этапе важно хорошо зарекомендовать себя не только внутри отдела, но и в общении с другими департаментами компании, которые заинтересованы в платеже.
