Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха - страница 3
СОВЕТ
Обязательно в деловых письмах обращайтесь к человеку по имени! Этим вы подчеркнете персональный характер вашего письма и продемонстрируете внимательное отношение к адресату.
А вот еще один интересный факт: называние человека по имени в культуре многих народов наполнено особым смыслом. Произнесение имени человека – это установление связи с его душой. Такое действие возможно только в ситуации полного доверия между общающимися людьми.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
1. Внимательно относитесь к информации, которую несет письмо.
2. Информация о том, как обратиться к адресату в ответном письме, может содержаться:
• в подписи к письму;
• в тексте письма (если адресат сам представился вам);
• в поле «От Koro/From».
3. При использовании информации из всех перечисленных выше блоков включайте здравый смысл. Ни один из вариантов, приведенных ниже, недостоин подражания:
• «Здравствуйте, Иванов Р.!»
• «Здравствуйте, irishka@maiL.ru!»
• «Добрый день, Иван И. Петренко!»
4. В современной практике электронного делового письма вполне допустимы обращения по имени в неполном варианте: «Здравствуйте, Аня!» (вместо Анна), «Добрый день, Сергей!» (вместо Сергей Петрович). Используйте их, если сам адресат практикует и поддерживает такую форму обращения к себе.
5. При отсутствии всякой информации об имени адресата используйте любую из фраз: «Добрый день!» или «Здравствуйте!».
6. Не стоит употреблять в приветствии фразу «Доброго времени суток!». Нередко в деловом сообществе это обращение расценивается как дурной тон, несоответствие современным нормам письменного этикета.
Индикатор делового имиджа № 4. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к вам)
Слова признательности являются признаком хорошего тона и общей культуры делового общения.
Письмо-ответ клиенту/партнеру, начинающееся с фразы «Спасибо за Ваше письмо», демонстрирует адресату, что его ценят и дорожат его выбором.
Сравните:
Какое из писем-ответов вам больше нравится: первое или второе?
Мне – второе. Надеюсь, что и вам тоже.
СОВЕТ
Если ситуация располагает, начните свое письмо со слов благодарности. Позитивные слова и эмоции в начале письма – хороший старт для дальнейшего делового разговора.
ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ)
Варианты фраз признательности в начале письма:
• Спасибо за Ваш интерес к…
• Спасибо за Ваше письмо.
• Мы рады, что Вы обратились к нам.
• Спасибо, что выбрали нас.
• Спасибо, что выбрали нашу компанию.
• Мы признательны Вам за Ваш интерес.
• Благодарим Вас за обращение в нашу компанию.
• Мы благодарны за Ваш интерес к нашему банку/сервису!
• Мы признательны, что при многообразии предложений Вы остановили свой выбор на…
• Нам очень приятно, что Вы откликнулись на наше предложение.
• Я рада, что Вы откликнулись на наше предложение.
Индикатор делового имиджа № 5. Позитивное завершение письма
Финальные фразы – последнее, что остается в поле внимания адресата при прочтении вашего письма. Закрепите в них эмоционально-позитивную атмосферу делового общения. Создайте у адресата хорошее настроение, чтобы ему и далее хотелось общаться с вами!
Сравните:
СОВЕТ
Настраивайте адресата на продолжение диалога. Создавайте и укрепляйте атмосферу приятного сотрудничества! Делитесь с адресатом своим добрым настроем и искренним желанием продолжать деловое взаимодействие!
ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ)
Похожие книги
