• 02 – эмблема или 03 – товарный знак (знак обслуживания);
• 05 – наименование организации – автора документа;
• 06 – наименование структурного подразделения – автора документа;
• 07 – наименование должности лица – автора документа;
• 08 – справочные данные об организации;
• 10 – дата документа;
• 11 – регистрационный номер документа;
• 12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
• 15 – адресат;
• 17 – заголовок к тексту.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит также требования к бланкам, на которых, как правило, и оформляются деловые письма. Как известно, для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов.
Для изготовления бланков документов применяется бумага форматов А4 (210 × 297 мм), А5 (148 × 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов А5(148 × 210 мм), А6 (105 × 148 мм).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.
Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Для поддержки высоких стандартов особенно удобно использовать электронные бланки и шаблоны. В новом стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016 они поставлены на один уровень с бумажными:
– бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта;
– бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации;
– электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений;
– виды применяемых бланков и их разновидности устанавливаются нормативными правовыми актами.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков: угловой и продольный.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.
При подготовке деловых писем необходимо в должной мере учитывать фактор времени.
В частности, для инициативного делового письма срок подготовки обычно устанавливается на основании указания соответствующего должностного лица. Отметим, что срок, отведенный для подготовки инициативного делового письма, должен быть разумным и с этой целью учитывать время, необходимое не только для разработки текста, но и для его оформления, согласования, корректировки, тиражирования, регистрации, конвертования, а также время доставки до адресата.
Кроме того, рекомендуется зарезервировать некоторую часть времени, необходимого для подготовки инициативного делового письма на случай возникновения разного рода непредвиденных обстоятельств.
