Реформа дипломатической службы проходила постепенно и аккуратно. В конце XVII в. была образована Посольская походная канцелярия, необходимая для того, чтобы царь мог издавать указы и законы, находясь вне столицы. Формально Канцелярия была частью Посольского Приказа, а с 1710 г. стала основным дипломатическим учреждением России, заседая в Санкт-Петербурге, в то время как Посольский Приказ располагался в Москве. И постепенно, с переездом бюрократических учреждений в новую столицу, роль старого ведомства сокращалась. Несмотря на это, некоторое время Посольский приказ продолжал оставаться главным звеном во внешнеполитической деятельности: в 1700-х гг. в состав Приказа входило 90 человек, в то время как Походная канцелярия насчитывала лишь 10.
Среди новшеств стоит выделить создание пяти повытий, деятельность которых была ограничена определенным регионом. Так, первое повытье заведовало отношениями со странами Западной и Центральной Европы, в его компетенции также входило исполнение дипломатического протокола; второе повытье отвечало за Швецию, Голландию, Османскую Империю, Крымское ханство и Молдавию, а также заведовало финансовыми вопросами.
Таким образом, в Посольском приказе проходило функциональное разделение обязанностей, которое будет характерно и для будущей Коллегии иностранных дел. Со временем расширялись полномочия Посольской канцелярии, которая теперь отвечала за контроль над деятельностью не только Посольского приказа, но и всего государственного аппарата, хотя и ее возможности были ограничены властью Сената.
В 1716 г. Канцелярия была переименована в коллегию; начался процесс реформ. Управление коллегией осуществлялось следующим образом: во главе нее стоял президент, которому помогал заместитель, вице-президент. В состав коллегии входили коллежские советники и асессоры, секретарь, нотарий, актуарий, регистратор, переводчик и подьячие. Служащие назначались Сенатом, который заменил Боярскую думу. С 1718 г. начался подбор кадров, а с 1720 г. новые органы должны были начать свою работу. Примечательно, что главной задачей КИД, согласно Петру I, стало проведение внешней политики именно на европейском направлении, хотя Коллегия была также ответственна за вопросы казачества и управления Калмыкией, стратегически важные для безопасности приграничные регионы.
В 1720 г. был издан Общий Генеральный регламент коллегий, в котором закреплялась должностные обязанности служащих внешнеполитического органа. Посольский приказ завершил свою деятельность в 1722 г. и был реорганизован в Московскую контору Коллегии иностранных дел. Произошло и структурное изменение Коллегии, которая теперь разделялась на руководящий орган, Присутствие, и исполнительный, Канцелярию. В Присутствие входили президент, вице-президент, а также семь членов Коллегии. Президент, главная фигура внешнеполитического ведомства, занимался вопросами общего руководства органом и отвечал за его работоспособность. Секретари следили за работой переводчиков, толмачей, канцеляристов и других работников низшего звена. Канцелярия, в свою очередь, состояла из двух экспедиций: секретной, отвечающей за вопросы внешней политики, и административной, обеспечивающей функционирование Коллегии. В штате центрального аппарата Коллегии числилось 142 человека, за рубежом работали 78 служащих.
При Петре I деятельность КИД расширяется, открываются новые дипломатических миссии – в Священной Римской империи, Англии, Голландии, других странах. Учреждаются временные миссии, деятельность которых была связана непосредственно с Китаем. Для поступления на дипломатическую службу теперь было необходимо сдавать профессиональный экзамен.
