У Татьяны был главный бухгалтер, которая считала прибыль по каждой из семи студий йоги в экселевских файлах. Я собрал эту информацию в единую базу данных и сделал отчетность за предыдущий год. На её основании я затем сделал финансовый план на следующий год. Получалось, что бизнес будет приносить от 2 до 4 миллионов рублей в месяц. Этих денег было достаточно, чтобы расплатиться за квартиру, поэтому Татьяна купила её.
Заодно я нашел несколько больших ошибок в цифрах главбуха. Поэтому Татьяна попросила меня каждый месяц перепроверять управленческую отчетность её компании.
Мне было легко сделать это, потому что в финансовом плане у меня уже были доходы и расходы на каждый месяц. И чтобы проверить управленческую отчетность, мне не нужно было копаться в тысячах цифр. Мне было достаточно сравнить финансовый план с отчетностью. Когда я находил большие отличия плана от факта, обычно оказывалось, что главный бухгалтер забыла включить какие-то расходы.
Главный бухгалтер удивлялась, что я так быстро находил ошибки. Секрет был прост – я использовал финансовый план, а она – нет. Поэтому она зарывалась в копейках и не видела ошибок на миллионы. А у меня был взгляд финансиста, а не бухгалтера. Я знал, что главное – проконтролировать миллионы, а копейки сами о себе позаботятся.
Опыт научил меня, что бухгалтер скорее забудет вставить в отчетность зарплату на 3 миллиона, чем ошибётся в почтовых расходах на 278 рублей. И финансовый план помогал мне проследить, что все миллионы попали в отчетность.
Благодаря этому Татьяна каждый месяц знала реальную прибыль своей компании.
Финансовый план в бизнесе напоминает навигатор в машине. Если водитель сворачивает не туда, навигатор сразу начинает что-то говорить. Так же и с ошибками в управленческой отчетности – если доходы или расходы неправильные, то их сравнение с плановыми цифрами сразу покажет косяки.
Финансовый план составляется не так, как управленческая отчетность. Он делается на основе разумных предположений о доходах и расходах, которые будут у бизнеса в будущем. А управленческая отчетность делается на основе документов, показывающих, что произошло в прошлом.
Если документ затерялся, то цифра из него не попадет в отчетность. Однако эта цифра (примерно) будет в финансовом плане, потому что для его составления нужны не документы, а умение логически рассуждать и считать.
Например, Татьяна планировала открыть новую студию йоги. Поэтому я включил в финансовый план продажи и расходы новой студии с момента, когда она начнёт работать.
А главный бухгалтер просто забыла о ней, потому что студия была оформлена на новое юрлицо. И в её управленческую отчетность не попали ни продажи, ни расходы новой студии в первый месяц работы. В результате, главбух не показала убыток в миллион рублей. Когда я сравнивал финансовый план с цифрами из управленческой отчетности, то увидел, что восьмой студии там нет. Так за несколько минут я обнаружил этот косяк.
А если бы у меня не было финансового плана, то как бы я узнал, что прибыль завышена на миллион? Мне пришлось бы несколько дней копаться в документах, а это – «тупой» метод финансового контроля. Умный способ найти ошибки в отчетности – это сравнить фактические доходы и расходы с плановыми и понять причины отклонений.
Вот почему финансовый план необходим для расчета реальной прибыли – он помогает быстро найти и исправить ошибки бухгалтеров. Поэтому я делаю финансовые планы у всех моих клиентов.
