В процессе введения в должность происходит адаптация нового сотрудника к условиям и требованиям рабочего места и его окружения. В этот начальный период очень важно не только продемонстрировать значимость процедур безопасности для всех работников предприятия без исключения, но и задокументировать ее. Этот шаг поможет предотвратить конфликтные ситуации в дальнейшем и позволит работникам эффективно взаимодействовать с другими отделами компании.
Для начала следует объяснить новому сотруднику (желательно под роспись об ознакомлении) общие требования безопасности (пожарной, экологической, физической, информационной, технической) и охраны труда. Затем его необходимо ознакомить с обязательными аспектами обеспечения порядка и безопасности, изложенными как в правилах внутреннего трудового распорядка, так и в других локальных нормативных актах, например:
внутренние правила поведения;
инструкции по защите конфиденциальной информации;
требования пропускных режимов;
правила взаимодействия с охраной (сдача-прием помещений, опечатывание, использование ключей, сейфов и пр.);
правила использования технических средств охраны и сигнализации;
порядок коллективных и индивидуальных действий в экстренных ситуациях (при пожаре, нападении, угрозах взрыва, при сбоях в работе программного обеспечения, отключении электроэнергии и т.д.);
правила поведения при обнаружении неправомерных действий сотрудников и внешних субъектов по отношению к собственности и интересам предприятия;
каналы экстренной связи безопасности и «горячих линий»;
порядок приобретения продукции и услуг предприятия ее сотрудниками;
правила применения оборудования обеспечения безопасности, находящегося рядом с рабочим местом и (или) в зоне ответственности сотрудника (огнетушители, средства сигнализации и оповещения и пр.);
иными специфическими требованиями, правилами и процедурами, имеющими отношение к безопасности компании.
Как правило, на практике такие функции в основном поручают специалисту по охране труда. Тем не менее эти процессы требуют координации и контроля со стороны менеджера по персоналу. Полная адаптация сотрудника невозможна, если он не ознакомлен с процедурами безопасности в компании и не несет ответственности за соблюдение этих правил. Ответственность возникает только при условии, что работник подписал согласие с этими правилами.
Факторы, влияющие на сроки и качество адаптации сотрудников:
Размер компании. В маленьких компаниях, где каждый знает друг друга по имени, процесс адаптации персонала может проходить достаточно комфортно. Новичок быстро освоится, потому что всегда есть кто поможет и подскажет. В крупных компаниях с большим числом сотрудников система адаптации становится неотъемлемой частью корпоративной жизни. Она помогает людям быстрее найти свое место, понять свои обязанности и влиться в команду.
Социальный климат в компании. Если в компании царит атмосфера поддержки и взаимопомощи, новый сотрудник адаптируется быстрее. Это как приехать в новый город, где у вас уже есть друзья – они покажут лучшие места, расскажут о тонкостях местной жизни и помогут быстрее стать «своим».
Обратная связь. Адаптацию нужно проводить не для сотрудника, а вместе с ним. Например, человеку что-то не нравится, но он стесняется об этом сказать. На каждом этапе адаптации необходимо получать своевременную обратную связь от сотрудника. Она поможет провести анализ, улучшить механизм адаптации и удержать в организации потенциальных сотрудников.
