Кадровый менеджмент - страница 43

Роль и организационный статус службы управления персоналом во многом определяется уровнем организационного, финансового развития потенциала организации и позицией её руководства.

Структура служб персонала зависит от масштабов организации, т.е. численности работающих. На японских предприятиях численность работников в службах персонала составляет от 2 до 5% числа работающих, в США – 1—1,1%, в Германии – 0,65—0,8%, во Франции – 0,75%, в Беларуси – 0,4—0,6%, в СССР (1980-е гг.) – 0,3—0,8%. В американских фирмах численность работников в этих службах составляет от 1 до 200 и более человек [1, с.68].

В зарубежной практике сложились следующие варианты включения службы управления персоналом в организационную структуру управления организации.

1. Структурная подчинённость кадровой службы руководителю по администрированию.

В данном варианте выполнение задач службой персонала рассматривается в рамках его роли как штабного подразделения функциональной подсистемы [1, с.70]

2. Структурное подчинение службы управления персоналом, как штабного органа, высшему руководству организации [1, с.70]

Преимуществом данного варианта является близость кадровой службы ко всем сферам руководства организации. Такая структура наиболее целесообразна для небольших организаций на начальных этапах их развития, когда руководство, таким образом, пытается поднять статус и роль кадровой службы.

3. Служба управления персоналом организационно включена в руководство организации [1, с.71]

Данный вариант наиболее типичен для достаточно развитых фирм с выделением сферы управления персоналом в качестве равнозначной подсистемы управления наряду с другими подсистемами.

Документационное обеспечение – организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [7, с.159].

Основные функции по документационному обеспечению системы управления персоналом:

– своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

– доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;

– создание документов по кадровым вопросам;

– регистрация, учёт и хранение документов по персоналу;

– формирование дел в соответствии с номенклатурой, утверждённой для данной организации;

– размножение документов по кадровым вопросам;

– контроль исполнения документов;

– передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др. [7, с.159—160].

Делопроизводство по форме организации работ может быть централизованным – осуществляется в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате); децентрализованным – рассредоточено по различным звеньям; смешанным – наиболее важные, общие для организации работы, выполняются в одном, а остальная часть работ выполняется во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря-референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа её работников.

Кадровое делопроизводство – это работа с документами, связанными с кадровым составом [8].