Конференц-анатомия. Как найти себя в мире индустрии встреч - страница 24

Характеристика №4. Масштаб, или Сколько вешать в граммах? Сколько делегатов планируем привлечь на мероприятие?

Здесь под масштабом мы понимаем количество делегатов, участвующих в мероприятии. По национальному стандарту РФ малыми считаются мероприятия с количеством делегатов до 250 человек, средними 250—1000, крупными – более 1000. Для того чтобы формировать статистику, делать выводы и принимать управленческие решения, такая градация не очень показательна. Международная ассоциация ICCA в своих аналитических отчетах разделяет мероприятия по масштабу на 9 групп от 50 до 10000 и более. Такая детализация позволяет более внимательно отслеживать динамику ситуации на рынке, изменение тенденций по росту или снижению количества мероприятий в мире, изменение поведения инициаторов в части принятия решений о проведении конгресса в том или ином регионе. Например, отчеты, основанные на детализированных данных, позволяют инвесторам оценивать привлекательность проектов конгрессных центров, рассчитывать сроки окупаемости. Например, если посмотреть на тенденции изменения количества конгрессов в разных группах за период 1963—2012, то мы увидим, как стремительно сокращается количество очень крупных конгрессов (от 1000 делегатов), растет число малых (50—149 делегатов) и средних (150—249 делегатов) мероприятий. Кстати, именно поэтому конгрессные центры во всем мире крайне редко находятся в частной собственности. Как правило, это те или формы государственно-частного партнерства.

Тенденции изменения количества конгрессов в разных группах за период 1963—2012 (ICCA 50 STATISTICS REPORT A Modern History of International Association Meetings 1963—2012, 2013 год)

Чем раньше при подготовке мероприятия становится понятен его масштаб, тем более эффективной будет подготовка. От масштаба мероприятия зависит как объем необходимых сервисов, так и их характеристики. Например, чем отличается конференция на 50 человек от конгресса на 1000? Разумеется, есть очевидные отличия: в бюджете, в показателях вместимости «площадки», в особенностях технического оснащения, в количестве персонала, занятого подготовкой и обслуживанием, в степени насыщенности деловой программы и т. д. А есть отличия не настолько очевидные. Например, для конференции с количеством делегатов более 70 человек становится оправданным проведение онлайн регистрации делегатов, с подключением сервисов «личного кабинета», «планировщика встреч» и т. д. Сейчас на рынке существуют как коммерческие разработки, так и бесплатные веб-сервисы, позволяющие регистрировать делегатов, рассылать информационные материалы, даже принимать тезисы научных докладов. Чем больше количество делегатов, тем сложнее управлять информационными потоками и взаимодействовать с каждым. В случаях, когда мероприятие инициировано, оплачивается и управляется одним организатором, вопрос коммуникации с каждым отдельным делегатом может не стоять так остро. Но такие ситуации возникают всё реже. Масштаб мероприятия может определяться по-разному. Он либо известен как данность в самом начале подготовки, либо определяется в процессе. Как правило, это зависит от источников финансирования мероприятия.