Конференц-анатомия. Как найти себя в мире индустрии встреч - страница 30

Основная масштабная тема раскрывается детально, содержательно, по составляющим ее узким «подтемам». Рассматриваются практические вопросы, а участники, специалисты-практики, обмениваются опытом. Как правило, на таких мероприятиях проходит много мастер-классов, отдельных секционных заседаний (треков), посвященных разным аспектам в рамках заданной темы, образовательных программ, конкурсов, проводятся экспозиции. Часто демонстрируются различные достижения, новинки, изобретения, инновации и т. д. Такой подход при планировании мероприятий встречается очень часто во всех отраслях человеческой профессиональной деятельности. Также за основу может быть взята узкая тема, которая детально изучается и рассматривается на конференции.

При подготовке очень крупных значимых мероприятий всегда используется сочетание этих двух подходов в максимальном объеме. На таких встречах важно обеспечить интересную программу для всех групп целевой аудитории. Часто бывает, что в мероприятии участвуют специалисты, вовлеченные в одну и ту же тему с принципиально разных сторон: разработчики, производители, «продавцы», потребители – у них существуют как общие интересы, так и совершенно разные. Например, разработчику продукта важно понимать тенденции развития рынка, перспективы спроса, характеристики продукта, которые в перспективе будут востребованы рынком; производителю – инновации в области сокращения затрат на производство; «продавцам» – новые технологии продаж данного продукта, возможности для формирования дополнительной ценности; потребителю важно понимать, как он может использовать продукт, какие потребности этот продукт поможет ему удовлетворить. Более того, всем этим группам важно встретиться – разработчику с производителем, «продавцу» с покупателем.

Если организатор берется за подготовку мероприятия такого формата, то ему важно использовать оба подхода максимально эффективно. Для этого программа может быть сформирована так, чтобы все участники могли, во-первых, посетить все заседания, где освещаются общие для всех вопросы – это блок «пленарные заседания», спикерами приглашают ведущих экспертов, значимых ученых, представителей власти. Во-вторых, посетить все заседания и лекции, где освещаются частные узкие вопросы – это тематические/секционные заседания, которые идут параллельно, где рассматриваются отдельные вопросы и тематики, интересующие каждую группу посетителей, спикерами приглашают экспертов-практиков, специалистов в данной узкой теме. И в-третьих, встретиться с потенциальными партнерами – это интерактивные программы, где осуществляется взаимодействие всех сторон, всех делегатов мероприятия.

Программный комитет, отдельная рабочая группа или специалист – agenda manager – несут ответственность за качественное содержательное наполнение мероприятия, за интересную и полезную для делегатов программу. Формирование деловой программы – это особое искусство, сфера деятельности экспертов, которые глубоко разбираются в теме. Однако, основные правила, механизмы и алгоритмы существуют независимо от того, какие именно вопросы освещаются на конференции.