Чтобы разобраться подробнее, какие современные инструменты создания полноценного досье на контрагентов вы можете использовать, прочитайте блок вставку, приведенную ниже.
БЛОК- ВСТАВКА
ЗАЧЕМ НУЖНО ДОСЬЕ КОНТРАГЕНТА?
Информация о контрагентах неоценима. Поэтому ее нужно избавить от влияния внешних сил. Лучше всего, если это будет архив. Казалось бы, в открытых источниках есть немало данных, к которым в любой момент можно обратиться. Однако это не более чем иллюзия. Информация может быть убрана из открытого доступа при реконструкции сайта, изменении политики предоставления документов; она может быть видоизменена или испорчена. В итоге, если эта информация не была своевременно сохранена, во многих случаях ее получить будет нельзя.
Часто на деловых совещаниях слышно, что «Мне нужно все, и вчера». В итоге после получения очередного указания срочно подготовить информацию по тому или иному контрагенту менеджер вынужден лихорадочно собирать всю доступную информацию, тратя как свое время, так и время своих коллег из отделов продаж, снабжения, логистики, бухгалтерии и т.п. Кроме того, полнота этих данных, равно как и качество проработки информации, проводимой в спешке, не только вызывает сомнения в выводах, но и может принести компании вред за счет того, что управленческие выводы сделаны на основании подобной информации. Совершенно другое дело, когда все необходимые данные уже собраны в одном месте, и лицу, ответственному за предоставление отчета, остается только проанализировать этот массив информации и подготовить выводы и рекомендации.
Информация, которая не хранится специальным образом, имеет тенденцию «исчезать». Снижение риска удаления или порчи информации – это следствие действий сотрудников. Не секрет, что некоторые увольняющиеся работники, недовольные по тем или иным причинам своим работодателем, напоследок пытаются ему навредить, в том числе и путем удаления или порчи информации, к которой у него был доступ. Даже если работник уходит без скандала, он может «забыть» передать руководителю информацию, хранящуюся у него в голове, многочисленных файлах и записных книжках. Наличие единой информационной системы и контроль за своевременным внесением в нее информации существенно снижает вероятность этого риска.
СТРУКТУРА ДОСЬЕ
Мы не будем подробно останавливаться на описании структуры тех информационных блоков, которые так или иначе реализованы в корпоративных информационных системах, и которые знают все. Этими общими данными являются реквизиты компаний, справочник контактных лиц и т.п. Мы предлагаем сосредоточиться на тех моментах, которые редко реализуются в поиске данных.
1. Основные сведения и реквизиты компании
Сюда можно отнести полное и краткое наименование организации, ИНН, КПП, ОРГН, расчетные счета, юридический и фактический адреса и прочую информацию.
Эти сведения можно получить из нескольких источников:
• Реквизиты организации часто помещаются на ее корпоративном сайте;
• Из отчетности. Если в вашем распоряжении имеется бухгалтерский баланс или годовой (квартальный) отчет ОАО, то эту информацию можно взять оттуда.
• Можно запросить реквизиты у контрагента напрямую. Обычно вполне достаточно сказать, что Вы хотите выставить счет организации, поэтому Вам нужны реквизиты.
• Из баз данных или онлайн-ресурсов.
2. Структура организации
Знание структуры организации позволяет существенно экономить ресурсы в процессе работы с ней: можно не тратить время на общение с людьми, которые не являются источниками информации и никак не влияют на процесс принятия решений в организации. Нас будут интересовать следующие источники:
