В том случае, если привлекается сторонняя организация, нужно разработать и утвердить единый формат предоставления данных, в противном случае у сотрудников компании будет уходить масса времени на структурирование данной информации, что не являются продуктивным. Для закачки в базу данных целесообразно предоставлять данные в формате xls.
• Информация, полученная из других источников. Сюда можно отнести, в частности, сведения, полученные в процессе переговоров с контрагентами.
7. Информация по товару
Наличие оперативной и качественной информации по товару (услугам), поставляемым контрагентом, является одним из условий проведения эффективной товарной политики. Эту информацию можно найти в следующих источниках:
• Скачать информацию с сайта компании. Здесь желательно не ограничиваться только изучением представленной информации, но и провести поиск по сайту файлов с расширением pdf и ppt при помощи опции «Поиск по сайту», которая есть в Яндексе и Гугле или использовать функцию «расширенный поиск». Дело в том, что по тем или иным причинам компания может не выкладывать на всеобщее обозрение свои презентации.
• Провести поиск в Интернете по названию компании, равно как и по ее продукции. Презентации обычно сохраняются в формате pdf или ppt.
• Получить информацию на выставке или семинаре. На выставке можно посетить стенды контрагентов, изучить образцы продукции, сфотографировать их, получить прайс-листы, каталоги, иные информационные материалы. В рамках выставок часто проводятся семинары, круглые столы и конференции, на которых также можно получить массу материала. О работе на выставках написано немало статей, поэтому мы подробно останавливаться на этом не будем.
• Провести глубинное интервью со специалистами, применяющими этот товар.
Ни одним из перечисленных выше источников информации не стоит пренебрегать, так как на семинарах или выставках, к примеру, могут демонстрироваться презентации или образцы продукции, которые больше нигде не демонстрируются.
8. Проекты (тендеры) в которых участвует организация
Методика мониторинга проектов уже достаточно разработана. Но еще раз укажем, что наличие системы оперативного уведомления о перспективных тендерах или проектах является одним из конкурентных преимуществ компании, так как позволяет во многих случаях лоббировать свои интересы у заказчика (инвестора) еще до проведения тендера. Основные источники данной информации – сайты, на которых публикуются условия тендеров; отраслевые новости; инвестиционные программы и прочие.
В досье нужно вносить информацию о тендерах, в которых принимает участие изучаемая организация, причем желательно указывать краткое описание тендера, сумму тендера, дату проведения и итоги.
9. Рекламные акции
Наличие информации о проводимых контрагентом рекламных акциях позволяет повысить эффективность собственной закупочной деятельности (если речь идет о контрагенте-поставщике) или повысить эффективность своей рекламной деятельности (если речь идет о конкуренте). Эту информацию можно получить из разных источников: найти на сайте контрагента, получить в офисе контрагента или на выставке, сфотографировать наружную рекламу и т.п.
10. Контакты
Если в компании развернута и работает система CRM, то учет контактов с контрагентами в ней обычно ведется. Желательно транслировать эту информацию в досье.
