Курс «Менеджер по запчастям». Учебное пособие для слушателей дистанционных курсов - страница 14

Шаблон ниже демонстрирует, как можно было бы контролировать статус заказов.

Регистр заказов запчастей для ______________________________________________

складские (V)

срочные (аварийные)

* Дата отгрузки/дата складирования

КОНТРОЛЬ ЗА АВАРИЙНЫМИ И СРОЧНЫМИ ЗАКАЗАМИ

При размещении заказа на запчасти, которых у Вас нет на складе, но которые запрашиваются клиентом, Вы должны учитывать следующее (по материалам работы компании Комацу с дистрибьюторами):

1. Заказы, полученные к определенной дате, должны быть заново заказаны в этот же день. Отметки делаются по времени закрытия, например, в 9-00 для отдела запчастей компании-производителя.

2. Если поставка задерживается, то направляется запрос в компанию-производитель на ускорение экспедирования доставки. Также клиенту сообщается новая ожидаемая дата поставки.

3. Осуществляется подготовка к таможенной очистке и подготовка к быстрой поставке клиенту. Также определяется метод контроля для выяснения задержек и того, как заказы на пополнение склада могут быть улучшены.

В целом, может случиться, что существуют несколько основных проблем, касающихся поставки запчастей, которые компания или дистрибьютор должен иметь на складе, и они приводят обычно к неудовлетворенности клиентов, если поставки от компании-производителя задерживаются. Желательно уже иметь в виду, что Вам потребуется объяснять вашим клиентам изменения во времени выполнения заказа, которое включает время транспортировки, таможенной очистки и других процедур, препятствующих быстрому выполнению заказа.

УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ ПРИ ПОСТАВКЕ ЗАПЧАСТЕЙ

Очень важно поддерживать точные записи касательно движения позиций по складу или наличия запчастей для соответствующей отгрузки и других форм обслуживания потребителей. Базовая информация, касающаяся складского контроля, включает особенности проведения складских операций и отгрузки, потерянных сделок, управления в варианте мин\макс, полного количества в наличии, записей о запросах и пр. Метод анализа на основе баз данных и ведения информационных записей, карточек и файлов и пр., помогает в упрощении ведения документов и оценке текущей ситуации.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ СКЛАДА

Позиции и количество изделий, запчастей и пр., которые имеются в инвентаризационных ведомостях, не всегда совпадают с действительно находящимися на складе, при этом даже не важно то, насколько тщательно проводились проверочные действия. Однако это может исказить порядок заказа и планы по работе со складским запасом и вызвать недостачу в изделиях, что приведет к неудобству для клиентов и повлияет на выполнение плана вашей компании по прибыли. Далее, физическая инвентаризация должна выполняться, по крайней мере, один раз в год, чтобы скорректировать ведущиеся постоянно инвентаризационные записи и скорректировать их с записями о потерях на складе и выбытием (усадкой, окончанием срока хранения, потерей работоспособности, старением и пр.).

Физическая инвентаризация может быть грубо склассифицирована на полную или повторяющуюся. Способы, наиболее приемлемые для ревизий склада, обычно предлагаются компаниями-производителями.

УПРАВЛЕНИЕ МАЛООБОРАЧИВАЮЩИМИСЯ СКЛАДСКИМИ ПОЗИЦИЯМИ

Некоторые изделия меняют свою оборачиваемость от хорошо оборачивающихся до плохо оборачивающихся в связи с изменением потребительского спроса. При проведении оценки складского запаса, Вы должны стараться не держать малооборачивающиеся изделия на складе. Мало или плохо оборачивающиеся позиции определяются как имеющие оборачиваемость менее 2-х или 3-х лет (для спецтехники). Даже при более быстрой оборачиваемости особенное внимание должно уделяться исключению излишнего складского запаса.