ОРГАНИЗАЦИЯ ОТДЕЛА ЗАПЧАСТЕЙ
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СХЕМА И КЛАССИФИКАЦИЯ РАБОТ
При разработке организационных схем важно обладать ясным пониманием причин и целей, для которых создается отдел или организация. Организация, которая обеспечивает поставки запчастей, должна удовлетворять требованиям потребителей, а отделы по продаже запчастей должны уметь хорошо продавать запчасти. В больших проектах, возможно, является необходимым организовывать проектные отделы, которые должны создаваться на время проведения проекта и далее снова работать как обычно, когда проект закончен.
Первой характеристикой организации должно быть умение комбинировать различные виды деятельности и переводить их в общую способность для достижения множественных целей. Это означает, что эти цели и задачи должны быть также точно и ясно обозначены. До тех пор, пока описание работы персонала отдела запчастей не будет ясно определено, бизнес-процессы и операции не будут работать на системной основе и их эффективность будет низка. Чтобы достичь эффективности в работе и получить хорошие результаты, важно разъяснить особенности работы, показать, кто будет выполнять определенные функции, и как каждая отдельная работа будет вносить свой вклад в общий результат.
В этом пособии описание работы менеджера отдела запчастей показано в главе, раскрывающей базовые факторы, которые нужно учитывать при формировании организации и определении содержания рабочих обязанностей. Примеры организационных схем и структур показаны относительно количества возможного оборудования, работающего на паспортизованной по этому признаку территории. Например, для спецтехники, можно выделить территорию на три категории: 1 – 300 машин, 2 – 600 машин и 3 – 1000 и более машин. Для трубопроводной арматуры можно выделить предприятия с количеством арматуры более 1000 единиц, более 4000 единиц, более 10.000 единиц с поправкой номенклатуру выпускаемой продукции, связанной с особенностями технологических схем, их насыщенностью контурами регулирования и отсечки и общей производительностью предприятия.
УРОВНИ УПРАВЛЕНИЯ
Для эффективного управления отделом запчастей менеджер должен донести соответствующие положения о рабочих обязанностях до каждого сотрудника, и в то же время передать полномочия для выполнения этих обязанностей по каждой из обязанностей. Организация должна также иметь гибкую структуру для того, чтобы персонал мог создать внутри своего коллектива хорошие взаимоотношения и крепкие рабочие связи с высоким уровнем сотрудничества. Необходимые способности, которые требуются для успешного выполнения рабочих обязанностей менеджером по запчастям, могут быть такими, как представлено ниже:
* Основные функции
Эффективное проведение продаж, руководство отделом запчастей, предложение улучшений для повышения эффективности работы и проведения операций отделом.
* Описание работы и основные требования к менеджеру по запчастям
1. Подготовка годового плана работы для отдела, включая установление показателей по продажам, прибыльности, уровню поддержания складского запаса, улучшению в доступности и скорости поставки запчастей, улучшению обслуживания потребителей.
2. Выполнение плана и проведение корректирующих мероприятий по результатам сравнения с действительными результатами работы.
3. Работа с персоналом (для соответствующего выполнения рабочих обязанностей, таких как заполнение складской документации, складирование, отгрузка, упаковка, обработка заказа, продажи запчастей и др.).
