Лучшие практики управления компаниями - страница 25

·   В английском языке применительно к публичным выступлениям и переговорам используется выражение «less is more»: выражайте свои мысли максимально емко, избегайте слов-паразитов, деталей, не имеющих прямое отношение к предмету обсуждения. Это же правило применимо к слайдам презентаций и написанию документов. Следование данному принципу позволит донести ваши мысли для наибольшего количества участников и удерживать дискуссию в рамках повестки.

Этап 3. Окончание совещания

·   За 3-5 минут до окончания совещания модератор встречи должен провести итоги совещания, резюмировать достигнутые договоренности и следующие шаги, с указанием сроков и исполнителей. Если по итогам совещания остались открытые / неохваченные вопросы, предложите дополнительные необходимые встречи и определите список участников – зачастую на таких встречах не требуется участие полного круга участников первоначального совещания. Если уточнение информации может пройти без обсуждения, предложите перенос данного вопроса в переписку и договоритесь о дальнейших шагах после уточнения вопроса. После окончания встречи в тот же или на следующий рабочий день продублируйте достигнутые договоренности в письме участникам встречи в формате, использующемся в компании (протокол встречи, email, реестр договоренностей) и укажите время, в течение которого участники встречи могут дать свои дополнения/исправления в случае искажения модератором договоренностей.

• Время встречи превышает плановое

• Не назначен ответственный за ведение встречи

• Документы не отправлены участникам до встречи

• В приглашении не указаны вопросы для обсуждения

• Не определен ответственный за фиксацию договоренностей по встрече

• После окончания встречи отсутствует четкое понимание следующих шагов

• Репетиция. Многие ораторы тратят десятки часов на репетицию выступления

• Используйте команду. Приглашайте коллег, расскажите им ваш доклад, они окажут незаменимую помощь

• Подготовка заметок к выступлению. Это не зазорно, лучшие ораторы используют заметки

• Перед выступлением подготовьте четкий план с вопросами на обсуждение. Во время обсуждения вопросы, не относящиеся к теме, можно перенести на отдельную встречу, чтобы сэкономить время присутствующих

В моей практике были проекты, на которых количество совещаний доходило до тысячи. Для крупных кроссфункциональных проектов рекомендую вести реестр всех совещаний. Использование реестра помогает быстро ориентироваться в достигнутых договоренностях. Шаблон такого реестра представлен ниже (см. Таблица 13):

Таблица 13 – Шаблон единого реестра совещаний по проекту

Если консультант сталкивается с задачами, которые не входили в основной договор, то необходимо рассчитать дополнительный объем работ. Для этого используется шаблон запроса на изменения. Этот инструмент взят из ИТ-проектов по доработке информационных систем заказчика. Если во время разработки выясняется, что нужен новый функционал, отсутствующий в изначальных функционально-технических требованиях, то разработчики оценивают дополнительные работы. Такой же подход используют при реализации проектов управленческого консультирования.

Для эффективного управления запросами на изменения используется файл с автоматическим расчетом затрат на выполнение требования с учетом вовлечения сотрудников компании в зависимости от ставок (стоимости) привлекаемых позиций консультантов (см. Рисунок 13).