Навигатор лидера - страница 30

Руководитель проекта должен уметь эффективно общаться в письменной форме. Это может быть написание электронных писем или создание проектной документации, планов, спецификаций, отчетов, повесток дня, обновлений статуса проекта и т. д. Не менее важно умение излагать свои мысли и ясно интерпретировать важные моменты. Независимо от того, является ли аудитория вашей проектной командой или заполнена руководящим составом, внешними клиентами и т.д., вам необходимо уметь донести свои идеи и убедиться, что они поняты собеседниками, а не просто услышаны.

Голос многих может принимать разные формы. Иногда это может означать выступление от имени вашей команды. В других случаях это может означать оказание услуги от ее имени. Но всегда это означает представление команды, а не только себя. Так, на очередной работе мне поручили дать предложения в проект руководящего документа и согласовать включение этих пунктов в окончательный текст отраслевого стандарта. Конечно, самым правильным было встать на точку зрения людей, ответственных за реализацию стандарта. Определил свою роль в установлении объема пересмотра, коррекции общей структуры документа. В части содержания я посоветовался с командой, понял истоки предложений и стал главным сторонником изменений, которые мы рекомендовали. Было предложено несколько пунктов, которые лично меня не интересовали, или были некоторые опасения относительно возможности их реализации. Я высказал эти опасения во время обсуждения в нашей команде и позволил им определить, что мы предлагаем, а что нет. И в госкорпорации моей задачей было отстаивать все эти изменения от лица коллектива. По большинству наших пунктов изменения были приняты.

Когда этот документ находился на подписании у первых лиц, некоторые наши пункты были истолкованы как моя личная ограниченная точка зрения. Хотя на самом деле они были получены в результате группового обсуждения. Такого поворота я не ожидал. Это была очередная крупица опыта обучения. Сегодня, столкнувшись с тем же набором обстоятельств, я спрашиваю себя, поступил бы я по-другому. Ответ в том, что у меня повторно было бы желание действовать в качестве защитника от имени команды и представлять команду в продвижении конструктивной критики организации. Работа по защите тех, кто не может говорить на этом уровне, жизненно важна. Я горд тем, что я продвинул эти предложения от имени команды и смог быть их голосом.

Иногда, когда вы говорите за команду, вас могут обвинить. Иногда команда может ошибиться. В любом случае нужно стараться не использовать административный ресурс, а попытаться убедить коллег, вырабатывая общую точку зрения. В одной из своих организаций на обсуждении эскизного проекта электрогенератора я мягко предложил доработать проект, чтобы избежать проблемы попадания критических частот вращения ротора в рабочий диапазон, и постарался аргументировать свою точку зрения. Сотрудники горячо выступили против этого. Они аргументировали их позицию тем, что сроки поджимают, а на стадии технического проекта при более тщательном анализе они все устранят. В результате через полгода работы проект пришлось в спешке переделывать. Зато инженеры накрепко запомнили один из постулатов системного подхода: чем позже приходится устранять дефект в проекте, тем дороже это будет стоить.

Выступление от имени команды может расширить возможности. В конце концов окончательное решение может не пойти нам на пользу. Однако, выполняя эту услугу, следует делать все возможное, чтобы точка зрения команды была услышана. Иногда используют формулирование особого мнения кого-то из коллег. По своей сути оно позволяет показать озабоченность по поводу технических решений, которые влияют на безопасность, чтобы их можно было пересмотреть. Или особые мнения могут быть включены в исходное обсуждение. Мы, инженеры, обычно с этим не согласны. Конечно, наш опыт, биография и накопленные суждения не всегда приводят к одним и тем же выводам. Иногда мы действительно не согласны. Тогда это несогласие является здоровым сдерживающим фактором. Посредством обсуждения мы стремимся к консенсусу, но иногда этого просто не происходит. В таких случаях я всегда чувствовал, что позиция несогласия так же важна, как и позиция, о которой мы договорились. Выдвигая рекомендации или определяя позицию технической команды, я всегда стремился предоставить возможность тем, кто не согласен с позицией большинства. Однако наличие особого мнения еще и «подвешивает» нерешенную проблему во времени, поэтому решения следует принимать вовремя.