Образцы кадровых документов с комментариями. Практическое пособие - страница 7

15) 15 – адресат (то лицо (лица), которому адресуется документ: организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица; документ не должен содержать более четырех адресатов);

16) 16 – гриф утверждения документа (придает нормативный или правовой характер его содержанию);

17) 17 – резолюция (состоит из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержит принятое им решение);

18) 18 – заголовок к тексту (кратко излагает его содержание);

19) 19 – отметка о контроле;

20) 20 – текст документа (информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа);

21) 21 – отметка о наличии приложения;

22) 22 – подпись (собственноручная роспись полномочного должностного лица);

23) 23 – гриф согласования документа (выражает согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием);

24) 24 – визы согласования документа (выражает согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа);

25) 25 – оттиск печати (заверяет подлинность подписи должностного лица на документах);

26) 26 – отметка о заверении копии (личная подпись должностного лица, заверившего копию документа; по усмотрению организации допускается заверять печатью);

27) 27 – отметка об исполнителе (включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона);

28) 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело (включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ);

29) 29 – отметка о поступлении документа в организацию (содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа, при необходимости – часы и минуты);

30) 30 – идентификатор электронной копии документа (отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации).

Ознакомившись с основными реквизитами, специалист по ведению делопроизводства должен знать, что бланк документа содержит постоянную часть реквизита документа, которая является неизменяемой и наносится при его изготовлении, а также переменную часть реквизита документа, которая является изменяемой частью реквизита документа и вносится в бланк документа при его заполнении. В нижеприведенных примерах можно посмотреть, в каком месте бланка расположена постоянная часть реквизита документа, а в каком – переменная. На практике традиционно используют два варианта бланков – угловой и продольный (в зависимости от расположения реквизитов, согласно ГОСТу Р 6.30-2003).

Как видно из примеров, постоянная часть реквизита документа расположена в верхнем поле бланка. Ниже постоянной части реквизита находится переменная часть, но в данных примерах она пуста. В переменной части бланка пишут самые разнообразные тексты документов: тексты постановлений, распоряжений, приказов, решений, писем в сторонние организации и т. д. Вот как выглядит документ с заполненной переменной частью реквизита (см. ниже).

В примерах показан внешний вид документов: расположение реквизитов и текста. На самом деле, согласно ГОСТ Р 6.30-2003, каждый лист документа должен иметь поля не менее: