Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя - страница 21

• Быстро печатать;

• Правильно составлять и оформлять документы;

• Редактировать проекты;

• Рационально организовывать прием посетителей;

• Осуществлять телефонное обслуживание;

• Готовить и документировать совещания;

• Самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с указаниями руководителя.

Секретарь коллегии осуществляет организационные и технические функции, его обязанности закрепляют такие организационные документы, как Устав или Регламент, а также должностная инструкция.

В современной практике могут встречаться и другие названия секретарской должности:

• Ассистент; секретарь-ассистент;

• Представитель дирекции;

• Помощник по общим вопросам.

Независимо от наименования секретарской должности, на сегодняшний день сформированы требования, которые предъявляются к секретарю руководителя, секретарю-референту при приеме на работу, исходя из специфики их деятельности, которая заключается в том, что работа секретаря отличается:

• Разнообразием поставленных и выполняемых задач и оперативностью их решения;

• Быстро меняющейся ситуацией;

• Многообразием общения (контактов);

• Необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ.

Все это требует знаний, навыков и определенных личных качеств, поэтому требования, предъявляемые к этой категории секретарей делятся на 2 группы:

• Деловые качества;

• Личные качества.

К числу 1-х относятся:

• Профессиональные навыки, т. е. высокий профессионализм, обусловленный соответствующим образованием и опытом работы;

• Ответственность, т. е. наличие высокоразвитого чувства долга, добросовестное отношение к своим обязанностям, понимание важности возложенных на секретаря должностных обязанностей;

• Инициативность в пределах своей компетенции, т. е. предприимчивость, способность к самостоятельным активным действиям в соответствии с правами, прописанными в должностной инструкции, а также в соответствии с ней руководящая роль в организации работы подчиненных (напр., курьеров, водителей руководителя и т. д.), т. е. организаторские способности;

• Пунктуальность, т. е. точность, аккуратность;

• Умение хранить служебную тайну, т. к. секретарь владеет не предназначенной для распространения и обсуждения информацией;

• Умение предвидеть напряженную ситуацию и тщательно спланировать работу (действия) в этот момент.

К числу 2-х (личных) качеств относятся:

• Стрессоустойчивость, т. е. умение противостоять напряжению организма на неблагоприятные факторы, связанные в первую очередь с работой в приемной руководителя и ведением телефонных переговоров;

• Умение адаптироваться, т. е. быстро ориентироваться, приспосабливаться к меняющейся обстановке, быстро переключаться с одного вида работы на другой;

• Коммуникабельность – умение легко вступать в общение, налаживать деловые контакты;

• Аккуратность, т. е. склонность к порядку, опрятности, тщательности исполнения;

• Любезность, вежливость, доброжелательность, т. е. обходительность, учтивость, предупредительность, умение проявить доброе отношение, готовность к содействию благополучия, например, посетителей;

• Умение объективно оценивать себя и окружающих;

• Соответствующий деловой внешний вид;

• Стремление к самосовершенствованию, т. е. стремление становиться лучше, выработка в себе все больших достоинств;

• Обучаемость, т. е. способность усваивать какие-либо знания и приобретать соответствующие навыки, связанные в первую очередь с профессиональной деятельностью секретаря руководителя.