Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя - страница 29

Специалисты выделяют следующие этапы в общении:

• установление контакта;

• ориентация в ситуации;

• обсуждение вопроса;

• принятие решения;

• выход из контакта.

Задача 1-го этапа состоит в том, чтобы побудить собеседника к общению и создать максимальные возможности для дальнейшего делового общения. При установлении контакта необходимо продемонстрировать доброжелательность и открытость для общения.

Второй этап определяет стратегию и тактику делового общения, развивает интерес к нему, вовлекает собеседника в круг совместных интересов.

Этап обсуждения вопроса неразрывно связан с этапом принятия решения, которые, с точки зрения социальной психологии, связаны с эффектом контраста и эффектом ассимиляции.

Эффект контраста заключается в том, что мы указываем партнеру на отличие нашей точки зрения от его точки зрения на совместную деятельность, решение обсуждаемого вопроса, т. е. психологически мы удаляемся от него.

Эффект ассимиляции заключается в том, что мы подчеркиваем сходство позиций, тем самым сближаясь с партнером. Известно, что для достижения успеха в деловом обсуждении важно подчеркивать единство позиций.

Секретарю, работа которого предполагает постоянные контакты, деловое общение, весьма важно знать основы психологии и умение применять психологические методы.

Особенности делового общения секретаря с руководителем, с сослуживцами, посетителями и др. будут рассмотрены и проанализированы в специальной главе данного учебника.

В целом, независимо от профессии, рода деятельности, возраста, социального статуса и т. п. следует помнить, что умение вести себя в обществе имеет большое значение, т. к. помогает и обеспечивает установление контактов, создает стабильные, хорошие отношения, облегчает достижение взаимопонимания.

1. В чем отличие должностных обязанностей секретаря-машинистки, секретаря-стенографистки, секретаря незрячего специалиста и секретаря руководителя?

2. В чем различие степени самостоятельности секретаря-машинистки, секретаря-стенографистки, секретаря незрячего специалиста и секретаря руководителя?

3. Перечислите основные направления деятельности работников секретариата.

4. Какие существуют варианты организационной структуры секретариата? Охарактеризуйте их.

5. Почему секретарю необходимы навыки по психологии общения?

6. Что означает осознание секретарем себя в профессии?

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда и социального развития от 21.08.1998 г. № 37) – М.: Экономические новости, 1998.

2. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей рабочих и тарифных разрядов ОК-16-94 (ОКПДТР), введен в действие с 01.01.1996.

3. Постановление Государственного комитета РФ по статистике от 05.01.2004 г. № 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты // Бюллетень Минтруда РФ. – № 5. – 2004.

4. Ожегов С.И., Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка. Изд. 2-е, испр. и дополн. – М.: АЗЪ, 1995.

Основные понятия: Федеральный конституционный закон, Федеральный закон, Указы Президента Российской Федерации, Постановления Правительства Российской Федерации, нормативно-правовые акты, статья закона, регламент, распоряжение, государственный герб, документное обслуживание руководителя, документирование информации.