Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении - страница 5

Определение: документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности[15].

Все документы, циркулирующие в процессе документооборота государственных и муниципальных органов, можно классифицировать по различным признакам.

1. По способу документирования документы можно классифицировать на письменные, текстовые, рукописные, машинописные, электронные, изобразительные, фото-, фоно-, кинодокументы, документы на машинных носителях.

Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Электронный документ – созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

Изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

2. По отношению к объекту управления документы классифицируют:

✓ на входящие (поступившие в организацию);

✓ исходящие (отправляемые из организации);

✓ внутренние (создаваемые в данной организации и не выходящие за ее пределы).

3. По числу затронутых вопросов в документе они классифицируются:

✓ на простые;

✓ сложные.

Простые документы содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений.

4. По ограничению доступа документы классифицируются:

✓ на секретные;

✓ для служебного пользования;

✓ несекретные (простые).

Документы, содержащие сведения, подлежащие охране, засекречиваются. В зависимости от важности такие сведения делятся на сведения особой важности и совершенно секретные (государственная тайна), секретные (служебная тайна) и обозначаются соответственно грифами «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».

Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

5. По способу изложения текста документы классифицируются:

✓ на индивидуальные;

✓ трафаретные;

✓ типовые;

✓ примерные;

✓ унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

В трафаретных документах информация представлена в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов: бланки справок отдела кадров, командировочных удостоверений.