Переговоры. Организация. Протокол. Этикет - страница 6

Устанавливая стол и стулья, следует обратить внимание на расположение окон и дверей помещения. Протокольный порядок предусматривает рассадку гостей лицом либо к окну, либо к входной двери. Если планировка помещения не позволяет сделать так, чтобы входная дверь не была сзади гостей, на время переговоров ее можно загородить ширмой, шторами, стульями или иной мебелью. Кроме того, если из окон падает прямой солнечный свет, то надо заранее позаботиться о занавесках, а не пытаться каким-то образом решить эту проблему в процессе переговоров, чтобы не потерять темп обсуждения и не упустить какие-то важные детали переговорного процесса.

Положительно воздействуют на атмосферу переговоров и определенные детали интерьера и внутреннего убранства помещения, например, картины художников на стенах, книги на стеллажах, дипломы и другие награды, фотографии известных лиц, которые посещали данное предприятие или учреждение. В дипломатических и консульских представительствах уместны портреты предыдущих руководителей с указанием их актуальных должностей. В комнате можно установить аквариум, расставить различные украшения, то есть сделать обстановку менее холодной и максимально уютной. Именно такой теплый и неформальный стиль оформления служебных помещений постепенно укореняется в Западной Европе, где кабинеты руководителей как бы повторяют домашнюю обстановку и располагают к доверительному общению.

Кстати, переговоры с небольшим количеством участников, которые проводятся непосредственно в кабинете руководителя, могут подчеркнуть особое отношение к гостям. При этом, естественно, надо иметь в виду, что руководитель не должен сидеть за своим письменным столом, а расположиться либо напротив партнера, либо предложить ему место на диване по правую руку от своего кресла. Возможно также размещение руководителей в креслах, стоящих рядом, причем гость занимает место справа от хозяина, а участники переговоров занимают места по обеим сторонам помещения друг напротив друга.

Принимая гостей в кабинете, особое внимание надо уделить внешнему виду письменного стола. На нем не должно быть разбросанных или небрежно уложенных деловых бумаг. Это лишний раз будет свидетельствовать о том, что хозяин кабинета аккуратен, что он самым внимательным образом относится к деловой переписке и что ни одна из бумаг, адресованных ему, не пропадает или же остается без ответа. Телефонные аппараты, компьютер и другая офисная техника должны быть идеально чистыми на случай, если кому-то из сопровождающих делегацию лиц вдруг потребуется ею воспользоваться.

Необходимо также напомнить секретарю, чтобы во время переговоров никого не отвлекали телефонными звонками, а мобильные телефоны выключить или передать в приемную.

На переговорном столе, поверхность которого должна быть также чистая, без каких-либо следов прикосновения, заранее ставится минеральная (но не лечебная и газированная) вода в небольших бутылках. Стаканы и бутылки лучше всего использовать стеклянные. Если участников переговоров много, например, 20 человек с обеих сторон, то обычно выставляют по три бутылочки на фигурной салфетке через небольшие расстояния, Если переговоры проходят в узком кругу, то вода выставляется персонально перед каждым гостем предпочтительно в маленьких бутылочках, этикетками в сторону участников переговоров. До прихода гостей стаканы можно перевернуть вверх дном и разместить на чистых салфетках или плоских тарелочках, а можно просто накрыть салфеткой. На посуде и напитках могут быть нанесены логотипы фирмы.