Каждый человек обладает и использует собственные индивидуальные коммуникативные механизмы, выстраивая свою речь, артикулируя собственную позицию, передавая содержание сказанного.
Ситуация понимания может усугубляться применением индивидуальных средств передачи речи, которые связанны с психологическими особенностями человека. Например, есть люди просто болтливые, которые могут и будут говорить часами, а есть молчуны, которых разговорить целая проблема. У каждого человека собственное отношение к юмору, иронии, ее допустимости в речи, запрета шуток в определенных сферах. Многие люди ожидают, что собеседник будет следовать той же манере речи, которую используют они сами, если этого не происходит, то возникает фрустрация, блокирующая процесс понимания. Есть люди прямые и предпочитают обсуждать вопросы честно и открыто, но есть и те, которые не могут обойтись без намеков, косвенно указывая на важные факты. Есть участники переговоров инициативные, активно расспрашивающие собеседника обо всех аспектах дела, а есть те, кто ожидает наводящего вопроса, а без него от них никакой информации не получить.
Таким образом, люди часто пользуются разнообразными коммуникативными кодами, которые следует принимать во внимание, чтобы понять то, что они хотят сказать. По крайней мере, надо знать правило о том, сколько людей столько и различных коммуникативных кодов, которые могут серьезно затруднить прием и передачу информации.
Существуют категории трудных собеседников, требующих к себе особого внимания, с которыми процесс передачи и получения информации будет представлять настоящий вызов. Например, немало людей, которые в разговоре больше заняты вопросом того, как их воспринимает собеседник, какое впечатление они оставляют у него, в то время как содержание беседы их волнует в меньшей степени. Другие люди делают вид, что слушают исключительно с целью сделать собеседнику одолжение или приятное, однако в содержание беседы не вникают, «скользят по ее поверхности». Есть люди, всегда погруженные в собственные проблемы и даже в разговоре с другим человеком, они не прекращают размышлять исключительно о собственных делах и не слышит, о чем говорит партнер. Типов трудных собеседников довольно много, их следует как можно быстрее выявлять в процессе переговоров для того, чтобы решить проблему приема и передачи информации лучшим образом.
Переговоры с трудными собеседниками требуют большого внимания к ним и специальной тактики. Для того чтобы с подобными людьми эффективно взаимодействовать следует пойти навстречу их специальным потребностям и после того, как они будут удовлетворены, трудный собеседник приходит в нормальное состояние, а после этого с ним можно вести переговоры и добиваться высоких результатов.
Сердцевиной конструктивного переговорного процесса является движение к согласию, которое растет постепенно из складывающегося понимания вопроса, который решается на всем протяжении переговоров.
После того, как каждая стороны, высказала собственную позицию, наступает этап формулирования повестки переговоров – списка наиболее важных вопросов, которые предстоит решить, чтобы снять проблему, ради которой переговоры состоялись.
С этапа формулирования повестки переговоров начинается реальная дискуссия, которая является наиболее эффективным средством убеждения. Единственный конструктивный способ убеждения другого человека является глубокое разностороннее обсуждение спорного вопроса. Шаг за шагом, от одной достигнутой договоренности к другой разворачивается процесс переговоров
