Сага о служебных совещаниях. Как правильно готовить, проводить и контролировать совещания - страница 8

1. Анализ совещательных процессов на предприятии, выявление и устранение очевидных «узких» мест и источников потерь,

2. Структурирование бизнес – процессов и разработка регламента совещаний.

3. Включение – встраивание служебных совещаний в контур управления предприятием.

4. Автоматизация основных процессов совещаний с учетом требований регламента.

5. Тренинги по эффективным совещаниям в рамках регламента и в условиях автоматизации.

Рис. 1.6

И еще одно соображение на этот счет. Задачу повышения эффективности совещаний нельзя решить за один прием, каким-то одним чудодейственным средством. Скорее это – процесс, в котором постепенно устраняются существующие недостатки, ошибки и потери, вырабатываются и документируются регламенты и рекомендации, а также не допускается и во-время блокируется возникновение новых факторов, снижающих эффективность совещаний.

Служебные совещания являются неотъемлемой частью управленческой деятельности и с технической точки зрения находятся в центре системы менеджмента компании. Совещания были, есть и будут важной компонентой корпоративной культуры, несмотря на наличие современных компьютеров, локальных сетей, электронной почты и телефонов. Совещания незаменимы, как площадка для обсуждения актуальных проблем, выработки управленческих решений, как способ снятия информационного неравенства, место для объективного анализа сложных вопросов и консолидации персонала.

Хорошие совещания экономят время менеджеров и повышают эффективность фирмы, действуя подобно приводным ремням и смазке для различных организационных осей и колес компании. Без подготовленных совещаний рабочее время и в существенно большем объеме, будет неизбежно затрачено на случайные или вынужденные встречи менеджеров для решения (частичного, половинчатого) все тех же вопросов.

Служебные совещания должны быть встроены в контур управления предприятием, сознательно включены в последовательность управленческих процессов, исполняемых должностными лицами на всех уровнях управления по организации, планированию, контролю и анализу деятельности компании.

Правильно организованные совещания позволяют привлечь наиболее квалифицированных и инициативных сотрудников, нацелить их на актуальные вопросы развития компании. На этих мероприятиях осмысливаются и получают распространение наилучшие приемы и технологии работы, передовой опыт, знания, накапливается коллективная «мудрость» компании, формируется своего рода виртуальный «мозг» предприятия.

Примеры полезных качеств, достоинств и пользы совещаний приводятся ниже.

1. Экономия рабочего времени

Сокращение потерь времени на информационное взаимодействие и выработку решений.

2. Выработка управленческих решений

Консолидация интеллектуальных сил, всесторонний учет обстановки, выработка оптимальных решений.

3. Распределение служебных обязанностей

Учет возможностей сотрудников, распределение работ, учет результатов работ, расстановка людей.

4. Организация, координация и контроль

Организация и интеграция коллективных действий, оперативный контроль, своевременное устранение рассогласований, раннее выявление проблем.

5. Поддержка повседневной деятельности

Поддержка оперативной деятельности, повседневная текущая работка компании (подразделения, проекта, рабочей группы).