– проведение переговоров и согласование проекта контракта;
– подписание контракта;
– исполнение контрактных обязательств;
● поставка товаров;
● расчетно-платежные операции;
– контроль за выполнением контрактных обязательств;
– рассмотрение возможных претензий.
Исходя из целевых особенностей фирмы и содержания основных этапов внешнеторговой операции, главными функциональными подразделениями внешнеторговой фирмы являются маркетинговая и оперативно-коммерческая служба, а также отделы, обеспечивающие обслуживание внешнеторговой деятельности фирмы: планово-экономические расчеты, валютно-финансовые и кредитные операции, учет и отчетность, юридические и инженерно-технические вопросы.
В компетенцию маркетинговой службы каждой внешнеторговой фирмы входят:
● изучение возможностей и рынков сбыта, обеспечение рекламы и продвижения товара, подготовка конкурентных материалов и конкурентного листа, необходимых для формирования базисных условий контракта;
● прогнозирование конъюнктуры товарных рынков и динамики цен, контроль и участие в расчетах и обосновании контрактных цен, анализ эффективности экспортно-импортных операций и отдельных сделок, обеспечение необходимой информацией по конъюнктуре, ценам иностранным фирмам;
● методическое обеспечение работы по изучению внешних рынков и изучение его требований к качеству продукции, аналогичной той, которая поставляется на экспорт, а также обеспечение участия фирмы в работе ярмарок и выставок.
Функции оперативно-коммерческой службы отдельно взятой внешнеторговой фирмы включают:
– проведение переговоров с инофирмами, подготовку коммерческих расчетов по определению базисных и валютно-финансовых условий контракта (цены, условий и способов расчета, выбора валюты цены и платежа, сроков поставки и способов доставки) и заключение контрактов;
– организацию поставок (перевозку и страхование внешнеторговых грузов) по подписанным контрактам и контроль за их выполнением, обеспечение технического и гарантийного обслуживания экспортируемой и импортируемой технической продукции;
– рассмотрение рекламаций по экспорту и предъявление таковых по импорту;
– ведение коммерческой переписки с иностранными и российскими контрагентами и другими фирмами;
– организацию и анализ кредитных и расчетных операций, акцепт счетов и обработку внешнеторговых документов, оплату счетов и контроль за осуществлением указанных операций.
Организационно-правовое и договорное обеспечение работы внешнеторговой фирмы и ее служб: оформление документов по рекламациям, ведение арбитражных дел в рамках международного и национального законодательства возлагается на юридическую службу.
По мере развития внешнеторговой фирмы выполнение технических и подготовительных операций, осуществляемое на первом этапе коммерческими и вспомогательными подразделениями, может быть централизовано путем создания специализированных служб, например копировально-множительного бюро, бюро переводов, отдела автоматизированной обработки данных группы коммерческих расчетов. Содержание последней предполагает обособление счетных работ, обработку акцепта счетов, печатание банковско-финансовых счетов и других платежных, расчетных и товаросопроводительных документов.
