Существенным недостатком в работе восьмого отдела является то, что он продолжает работать в условиях, выработанных мирным временем, а именно: обработка, учет и хранение военно-оперативных шифрованных телеграмм по связи с фронтами не отделены от остальной работы отдела. Эти телеграммы учитываются в общем журнале, обрабатываются всеми шифровальщиками, хранятся в общих помещениях и общих столах с остальной перепиской и, теряясь в общей переписке, особо не контролируются.
б) По узлу связи.
Узел связи НКО занимается отправкой и приемом по телеграфу и радио шифрованных и открытых фронтовых сообщений и осуществляет связь с округами. Нарушений в прохождении, учете и уничтожении обработанных входящих и исходящих сообщений не установлено.
Служебные помещения общей части, оперпункта и восьмого отдела Оперативного управления, а также узла связи в основном соответствуют своему назначению с точки зрения хранения в них военно-оперативных документов, но недостаточно по площади, в связи с чем работа производится скученно.
Соответствующими столами и хранилищами эти помещения обеспечены.
Следует отметить, что Генштаб, в том числе и указанные выше объекты, не располагают резервными площадями при передислокации или переходе в другое помещение (укрытие) для работы в случае необходимости.
Охрана Генерального штаба, как внешняя, так и внутренняя, не усилена и в основном оставлена в том виде, как она существовала в мирное время.
Пересылка по городу оперативных документов из Генштаба в другие пункты производится обычным порядком через фельдсвязь без вооруженной охраны.
В целях устранения обнаруженных при проверке недостатков хранения военно-оперативных документов и охране помещений Генерального штаба считаем необходимым:
1. Оформить дела военно-оперативных телеграмм, хранящихся в общей части Оперативного управления, и сократить круг лиц, соприкасающихся с этими делами, с шести до двух человек.
2. Установить твердый порядок в машинописном бюро по печатанью и размножению оперативно-военных документов и уничтожению черновиков и копировальной бумаги.
Уничтожение черновиков, лишних и испорченных экземпляров копировальной бумаги производится по акту в присутствии старшей машинистки и представителя общей части Оперативного управления.
3. Запретить размножать в машинописном бюро тексты исходящих шифрованных телеграмм, направляемых в 8‑й отдел на зашифрование.
4. Выделить прием, обработку, отправку, учет и хранение фронтовых документов военно-оперативных документов и взять их под особый контроль.
Ответственность за проверку исполнения возложить на 5‑й Отдел НКГБ СССР.
5. Ключи от хранилищ и столов хранить в опечатанном виде в одном столе под особой охраной.
6. Усилить внешнюю и внутреннюю охрану Генерального штаба, возложив внутреннюю охрану на 1‑й Отдел НКГБ, а внешнюю – на НКО.
Особенно усилить охрану Оперативного управления, шифровального отдела и узла связи.
7. Организовать охрану командиров штаба при доставке военно-оперативных документов Генштаба в иные пункты города.
8. 3‑му Управлению НКО (военная контрразведка. – Прим. авт.) срочно провести дополнительную спецпроверку лиц, соприкасающихся с особо важными документами. Лиц с компрометирующими моментами немедленно отвести.
9. За бездеятельность и не обеспечение порядка в работе начальника общей части майора Антонцева с указанной должности снять…»
