Современные технологии документационного обеспечения управления - страница 13

Для службы ДОУ и ведомственных архивов особенно важна статья 29 Закона «Хранение документов». Эта статья устанавливает минимальные сроки хранения бухгалтерских документов: «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года» и ответственность за организацию их хранения.

Руководитель организации отвечает за организацию хранения документов. В Законе особо предусмотрено, что при смене руководителя должна обеспечиваться передача всех документов.

Кроме того, служба ДОУ должна иметь документы по работе организаций своего профиля, например, акционерные общества – Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ред. от 03.07.2016) [31], общества с ограниченной ответственностью – Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. от 03.07.2016) [32] и т. д. В частности, в ст. 2 закона «Об акционерных обществах» указано, что «общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать».

Статья 89 Закона устанавливает обязательность хранения документов акционерного общества:

Общество обязано хранить следующие документы:

1. договор о создании общества;

2. устав общества и внесенные в него изменения и дополнения, которые зарегистрированы в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества;

3. документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

4. внутренние документы общества;

5. положение о филиале или представительстве общества;

6. годовые отчеты;

7. документы бухгалтерского учета;

8. документы бухгалтерской отчетности;

9. протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);

10. бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;

11. отчеты независимых оценщиков;

12. списки аффилированных лиц общества;

13. списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, и лиц, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона;

14. заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

15. проспекты ценных бумаг, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;

16. уведомления о заключении акционерных соглашений, направленные обществу, а также списки лиц, заключивших такие соглашения;

17. судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем;

18. иные документы, предусмотренные Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации.