Современные технологии документационного обеспечения управления - страница 23

16 июня 2009 г. В. В. Путиным подписано Постановление Правительства Российской Федерации № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [59]. Правила вступили в силу 2 июля 2009 г. Этот основополагающий для службы ДОУ документ дважды дорабатывался – в 2011 и 2016 гг.

В Постановлении Правительства, утверждающем Правила, прежде всего следует обратить внимание на первый абзац, который указывает, что Постановление является развитием статьи 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ [8]. В пункте 2 данной статьи указано: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

Основное положение «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» дано в п. 1: «Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». В соответствии с п. 3 Правил «Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела».

Таким образом, Правила делопроизводства касаются всех государственных структур и органов местного самоуправления. Для коммерческих организаций Правила, как и стандарты, не носят обязательного характера, но обычно крупные и средние организации в постановке делопроизводства ориентируются на правила, соблюдаемые государственными структурами.

В разделе II Правил даются определения следующих понятий, применительно к федеральным органам исполнительной власти: «документирование», «делопроизводство», «документ», «документооборот», «реквизит документа», «подлинник документа», «копия документа», «регистрация документа», «номенклатура дел», «дело», «служба делопроизводства», вводится понятие «служба делопроизводства».

В особый раздел в Правилах выделяются сведения об организации документооборота.

Принципиально новым явился раздел VI «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти». В нем требования к работе с электронными документами собраны в одном месте и значительно расширены. Рассмотрено подписание и согласование электронных документов, их регистрация, учет и хранение. Именно этот раздел Правил направлен на организацию ведения электронного документооборота и перехода к электронному правительству.

В 2011 г. в Правила были внесены изменения. Почти все изменения, вносимые постановлением Правительства РФ в Правила делопроизводства, связаны с переходом к электронным документам.

Значительная часть документов, циркулирующих в системах электронного делопроизводства и документооборота (СЭД), – это электронные образы (копии) документов, полученные в результате сканирования оригиналов на бумаге. Поэтому в Правилах появляется понятие электронного образа документа и, соответственно, появляется понятие «сканирование документа».