Современные технологии документационного обеспечения управления - страница 26

Уже через два года после выхода Правил делопроизводства 2009 года они были существенно доработаны. Вторая редакция Правил была утверждена Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Практика показала, что значительная часть электронного документооборота – не столько собственно электронные документы, сколько отсканированные образы. Поэтому в Правилах появляется деление на две категории – электронные документы и электронные образы документов, добавляются понятия «сканирование документа», «электронный образ документа», вводится использование шаблонов бланков документов и др.

Вышедшая в конце апреля 2016 г. третья редакция Правил делопроизводства представляет собой очередной шаг в регламентации электронного делопроизводства.

Рассмотрим подробно изменения, внесенные в Правила делопроизводства в 2016 году.

Начнем с раздела II «Термины и определения».

Одно из наиболее существенных изменений в терминологии – это замена понятия «электронный образ документа» на понятие «электронная копия документа» – «копия документа, созданная в электронной форме». Исчезло и понятие «сканирование документа». Появившееся в 2011 году понятие электронного образа пришло из сферы компьютерных технологий, сейчас мы вернулись к традиционному для делопроизводства понятию копии документа.

Уточнен целый ряд понятий. В определении реквизита документа исчезли слова «обязательный элемент», теперь «реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним».

В понятии «регистрация документа» – «присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму» вместо записи сведений о документе, что допускало произвольные формы регистрации, теперь подчеркнуто – запись сведений именно в регистрационно-учетную форму.

Вместо понятия «наименование» (дела, документа) вернулись к предусмотренному еще ГОСТ Р 6.30-2003 понятию «заголовок». На взгляд автора, заголовок – традиционное и гораздо более логичное понятие. Соответственно, в Правилах делопроизводства 2016 г. номенклатура дел – это «систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения». А в списке реквизитов мы имеем реквизит п) заголовок к тексту.

Незначительно изменилось понятие «служба делопроизводства», теперь это «структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях».

Изменения в определении системы электронного документооборота («автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов») отражают изменения в принципах организации делопроизводства в условиях автоматизированных технологий. Если раньше говорилось о сборе документов, то теперь – о создании электронных документов и электронных копий документов, в определение системы электронного документооборота (СЭД) также добавилось обеспечение хранения электронных документов и копий. В целом, обеспечение архивного хранения, фиксация сведений, необходимых для работы архива, – это то, что плохо реализовано в большинстве СЭД.

К принципиальным моментам, появившимся в 3-й редакции Правил делопроизводства, можно отнести использование