Однако не стоит обольщаться, ведь любой опытный закупщик прекрасно отдает себе отчет в том, когда поставленная задача решена частично. Понимал это и я.
Следующим шагом должно стать рассмотрение деталей, без анализа которых не рекомендуется заключать сделку в сфере управления IT и прочих профессиональных услуг. В нашем случае предметом переговоров могла быть предварительная смета с детальной разбивкой. Казалось бы, что в этом необычного? Ведь составленная поставщиком смета на профессиональные услуги входит в пакет документов еще до заключения контракта. Но, как вы знаете, дьявол кроется в деталях. Безусловно, первоначальный объем может быть оценен. Но что произойдет, если ваш проект будет подвержен изменениям? С одной стороны, поставщик будет ликовать при расширении объема работ. А с другой стороны, как отреагирует поставщик, если объемы сократятся? Такого рода проблемы могут привести к серьезным неприятностям в отношении цен и натянутым отношениям с поставщиком, если их оставить невыясненными в ходе переговорного процесса. Именно поэтому я работал на опережение, запрашивал у поставщика структуру затрат, и мы совместно обсуждали различные сценарии для минимизации затрат с обеих сторон. По правде говоря, не каждый поставщик был готов предоставить реальную структуру затрат, для меня это являлось дополнительной проверкой гибкости поставщика.
Цель анализа деталей сделки состояла в том, чтобы убедиться, понимаем ли мы, за что мы собираемся платить и в состоянии ли управлять изменениями в контексте взаимоотношений с поставщиком.
И еще один немаловажный аспект, который всегда будет вызывать споры среди профессиональных закупщиков, – это цена. В сфере ТОиР и профессиональных услуг фокус на цене является большой ошибкой. К счастью, я ее не совершал. Хотя при ведении переговоров заманчиво сосредоточиться только на обсуждении цены. В конце концов, есть чувство удовлетворения, которое приходит при получении солидной скидки. Но важно знать, что скупой всегда платит дважды. Например, в случае привлечения дешевого подрядчика, осуществившего некачественное исполнение ремонтных работ производственного оборудования, стоимость неудачного решения может в итоге вылиться в огромные непредвиденные расходы (повторный ремонт, издержки, связанные с простоем).
Цена была и есть основным компонентом общих затрат, но следует также учитывать другие параметры, которые могут повлиять на конкурентоспособность компании. В сфере ТОиР или IT-услуг сервисное обслуживание и оперативная поддержка, затраты на внедрение, потребность в дополнительном оборудовании, гарантия – это лишь несколько примеров других важных факторов затрат. Даже технические характеристики продукта могут иметь прямое влияние на стоимость, так как продукт, который не работает на ожидаемом уровне, может потребовать неожиданных инвестиций для компенсации недостатков в производительности. И в этом контексте было бы целесообразно сказать, что в этот же период времени по поручению высшего руководства я занимался еще одним вопросом – закупал оборудование для автоматизации склада. Я принимал во внимание не только указанную цену оборудования, но и задавал себе конкретные вопросы, позволяющие гарантировать непрерывность и надежность складских операций:
● Насколько оборудование поставщика соответствует требованиям по производительности, скорости и безопасности?
