Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики - страница 26
Смешанный документооборот и совместная эволюция бумажных и электронных документов характеризуются также применением гибридных документов (содержащих на бумажном носителе фрагменты, которые могут считываться интерфейсными устройствами, например, штрих-коды, QR-коды, элементы электронных носителей с цифровой и биометрической информацией), гибридных дел (включающих как бумажные, так и электронные документы), а также включением в информационные системы электронного документооборота как электронных документов, не имеющих бумажного подлинника, так и электронных копий бумажных документов.
В «цифровой» организации наряду с документами, создаваемыми человеком, все больший (даже доминирующий) объем будут составлять документы и сообщения, автоматически генерируемые информационными системами. Наступает новый этап эволюции управленческих документов, когда создание документа как бы отчуждается от человека, а формирование сообщений, записей и команд выполняется автоматически на основе информации, некогда ранее введенной в информационные системы с участием человека.
Важно подчеркнуть, что в целом электронный документ как информационный и физический объект обладает большей сложностью, чем бумажный документ.
Во-первых, электронные документы отражают основные характеристики бумажного документа – структуру, состав информации и реквизиты.
Во-вторых, состав метаданных и возможности управления документами в электронной среде являются более широкими, чем в аналоговой среде.
В-третьих, методы фиксации информации и структура документов в электронной среде получают дополнительное разнообразие и сложность.
В-четвертых, сама электронная среда, создаваемая и поддерживаемая комплексами технических средств, всей информационно-телекоммуникационной инфраструктурой и высокоспециализированной профессиональной деятельностью, в том числе в сфере защиты информации, отличается более высоким уровнем сложности и техногенной зависимости.
Важно принимать во внимание, что электронные документы, относящиеся к современным системам документооборота, невозможно передать на государственное хранение по аналогии с бумажными документами, т. е. просто как материальный носитель информации. Необходимо не только признавать сам факт существования этих документов в электронной среде, но и учитывать, что эта среда в целом создается и обеспечивается совокупностью программно-технических средств (принадлежащих конкретной организации), а также деятельностью службы сопровождения (входящей в структуру организации либо функционирующей на принципах аутсорсинга). Поэтому возникает необходимость создания электронной среды хранения этих документов в государственных и ведомственных архивах, а также необходимой инфраструктуры и технологий передачи электронных документов на государственное хранение. Вопросы долговременного архивного хранения электронных документов (информации, содержащейся в электронных документах) еще нуждаются в дальнейшей методологической проработке и нормативном закреплении.
Таким образом, можно сделать ряд выводов, касающихся особенностей применения бумажных и электронных документов в сфере социально-экономического управления:
1. Применение смешанного документооборота позволяет использовать определенные преимущества как бумажных, так и электронных документов, связанные с носителем информации. В итоге всю совокупность управленческих документов можно условно разделить на две группы: