Управление проектами. Быстрый старт - страница 24

Информация поступает из различных источников, а проекты имеют тенденцию быстро накапливать ее. Одна лишь электронная почта может наполнить одну-две комнаты папками-скоросшивателями. Нужно ли распечатывать все письма и архивировать их в журнале проекта? Это зависит от многих факторов. Решение принимается на основе личных предпочтений, наряду с приоритетностью и значением электронной почты. Если именно электронная почта является потенциальным источником основных проблем для всего коллектива или имеет отношение к задержкам поставок либо может доказать, что функциональный руководитель не особо настроен на сотрудничество, я бы посоветовала сохранять распечатки писем для справок.

На мой взгляд, один из лучших советов в отношении управления информацией – это идея однократной обработки каждой единицы информации, будь это электронное или голосовое сообщение, межофисная или обычная почта. Когда я впервые узнала об этом, данный совет касался только обычной почты и межофисных меморандумов, так как электронной и голосовой почты тогда не существовало. Да уж, это многое говорит о моем возрасте. Но вскоре я понял, что этот принцип имеет отношение к любой информации или корреспонденции, попадающей на рабочий стол, – обычная почта, электронные и голосовые сообщения и т. д. Прочитав электронное письмо, обработайте его. Если нужно сохранить, переместите его в соответствующую папку. Если нужно распечатать – распечатайте и положите в скоросшиватель. Если письмо не имеет отношения к проекту или бесполезно, сотрите его. Аналогично поступайте с печатной корреспонденцией на бумаге. Прочитайте ее один раз, затем обработайте соответствующим образом.

Электронная почта – уникальный инструмент, обладающий многими полезными функциями, которые можно использовать в следующих проектах. Большинство систем электронной почты позволяют создавать личные папки. Я рекомендую создать отдельную папку для конкретного проекта, может быть, даже с серией нижележащих папок внутри для хранения электронной корреспонденции из различных источников, например для переписки с поставщиками, членами проектной группы, потребителями и т. д. Используйте функциональные возможности системы электронной почты для обработки всего объема получаемых электронных сообщений. Например, можно задать критерии, по которым важные письма будут автоматически перемещаться в особую папку, а «макулатура» – удаляться. Создание правил фильтрации «макулатуры» и немедленное перемещение ее в мусорную корзину сэкономит огромное количество времени. У вас не будет соблазна открыть письмо только потому, что оно попало в ваш ящик, а также не придется тратить время на удаление такого письма вручную.

Правила и критерии – очень полезный инструмент, позволяющий легко распределять сообщения по соответствующим папкам, менять цвет входящих сообщений (я, например, пометил всю корреспонденцию начальника красным цветом, чтобы ничего не упустить) или удалять то, что вас не интересует. К сожалению, невозможно установить критерии, которые могли бы подсказывать, как и когда нужно отвечать. Это вы должны решать самостоятельно, на основании самого письма, личности его автора и содержания.

Можно в течение дня выделить время для чтения электронной почты и рассылки ответов. Иногда вполне достаточно проверять почту каждые два часа, а в промежутке заниматься другими производственными вопросами. Но хочу предупредить: это довольно сложно. Если вы похожи на меня, то, увидев уведомление «новое письмо», вы тут же бросаетесь к почтовому ящику. А это и есть пустая трата времени, потому что отвлекает от основного дела, над которым вы работали в данный момент (например, проектный план или график). Вы оставляете дело, идете читать сообщение, запутываетесь в лабиринте собственных мыслей, отвечаете, потом, может быть, переживаете полученную корреспонденцию и забываете то, чем занимались, и ход своей мысли до того, как стали читать письмо. Попробуйте, может, планомерная проверка почты каждые два часа или в любой другой промежуток времени окажется эффективной для вас.