Управление проектами. Быстрый старт - страница 29

Письменная коммуникация

Письменная коммуникация, как правило, более формальна, чем устная, за исключением электронной почты. Электронная коммуникация может вестись в тоне и форме неформальной беседы. Я рекомендую по возможности избегать такого стиля электронной корреспонденции, так как она может быстро перейти в категорию шума. Электронные письма должны быть краткими и информативными, исключать праздную болтовню. И никогда не сообщайте в электронном письме информацию, которую вы хотели бы скрыть от своих коллег.

Письменная коммуникация является полезным инструментом для передачи сложной и подробной информации. Ее удобно использовать для распространения объемных и детальных инструкций или пояснений, связанных с определенными проектными мероприятиями. Формами письменной взаимодействия являются контракты, письма, меморандумы, счета, учетные журналы.

Преимущество письменной взаимодействия заключается в том, что сложная информация может быть передана более подробно и точно таким образом, чтобы быть доступнее и понятнее получателю. Письменная коммуникация обращает внимание читателя на самую суть сообщения, тогда как устное общение скользит по поверхности идеи. Читатель может вернуться к тексту столько раз, сколько ему потребуется для достижения полной ясности. Вся проектная документация, планы, текущие отчеты должны быть составлены в письменной форме, поэтому при необходимости усовершенствуйте навыки письменной деловой взаимодействия.

Использование языка – один из способов передачи сообщений от отправителя получателю. Язык является наглядным примером кодирования сообщений или формулирования их в формате, доступном получателю. Получатель декодирует сообщение, чтобы понять, что говорит отправитель. Однако язык является лишь одним из многих методов обмена информацией. Рисунки, графики, диаграммы, видео – примеры передачи информации отправителем получателю в визуальной форме. Отправители могут также комбинировать визуальную и языковую формы сообщения. Частью эффективной взаимодействия является умение выбрать наиболее подходящий для конкретной ситуации инструмент или способ передачи информации. Как правило, неформальная коммуникация происходит в устной форме, в то время как сложная информация, например, проектные планы, должна быть передана в письменной форме. Если возникают сомнения, выбирайте письменную коммуникацию.

Основная задача отправителя – ясно и точно сформулировать информацию. Он также должен представить эту информацию таким образом, чтобы она была понятна и доступна получателю. Помимо этого важно убедиться, что надлежащая информация передается надлежащим адресатам.

Предположим, вы работаете с поставщиком над текущим проектом. Возникло небольшое недоразумение по поводу поставки телекоммуникационного оборудования. Задержка поставки никак не повлияет на общий график проекта, так как данное мероприятие не имеет принципиального значения для его завершения. Вопрос заключается в следующем: нужно ли сообщать эту информацию всем членам проектной группы и всем заинтересованным лицам? Ответ: естественно, нет. Однако, члены группы, участвующие в этом мероприятии, должны знать о несвоевременной отгрузке. Если вам требуется помощь менеджера телекоммуникаций (функционального менеджера) в решении этого вопроса, необходимо проинформировать его о задержке и своих планах, связанных с новым графиком. Но должен ли вице-президент по маркетингу знать о возникшем затруднении только потому, что он является заинтересованным лицом в проекте? Скорее всего, нет. Именно это я имею в виду, говоря о передаче надлежащей информации надлежащим людям. Все остальное – информационные шумы.