Управление стейкхолдерами. Все дело в нюансах - страница 5

Хорошо, когда его принесут маркетологи или другие стейкхолдеры. Если нет, то такого стейкхолдера команда сочиняет на мозговом штурме по методу «портрет клиента», описывая его пол, возраст, привычки, которые сформируют желания и требования к к итоговому продукту. И на ранней стадии проекта этого виртуального стейкхолдера будет достаточно.

Введение «виртуальных» заинтересованных сторон позволяет детальнее определить степень влияния и способы реагирования на поведение. Если РП работает с «общественностью», тяжело предусмотреть планы и действия для всех возрастных и социальных категорий в этой сущности. А если ввести виртуального стейкхолдера «пожилая женщина, на пенсии, которая выгуливает в парке свою собачку дважды в день и читает книгу на скамейке у входа», то сразу понятны и риски, и маршруты, по которым она может пожаловаться на вас, если вы решили провести ремонтные работы и на неделю убрать скамейки пока монтируете столбы и вешаете камеры для видеонаблюдения. И сразу понятно, как выработать способы противодействия или снижения уровня дискомфорта для такого стейкхолдера.

Еще одним представителем «виртуальных» стейкхолдеров можно назвать волонтёров.

В планах реализации ИТ проектов волонтеры могут оказаться полезными для Альфа- и Бета-тестирование, написания и перевода документации на другой язык, проведения обучения пользователей. Поэтому своевременная идентификация волонтеров как стейкхолдеров поможет спланировать каналы привлечения их в проект, круг задач, которые им необходимо решить, формат взаимодействия и формы отчётности.

Ошибочно, не считаться с волонтёрами как стейкхолдерами. Просто попробуйте оценить какое влияние на план проекта они оказывают если окажутся вовлечёнными в проект. Для работы с волонтёрами потребуется спланировать время и ресурсы внутри команды проекта чтобы:

– предусмотреть необходимое количество учётных записей, доступов и лицензий для ПО, в котором они будут работать и писать отчёты

– заранее подготовить, необходимые формы и отчёты, которые нужно будет заполнять волонтерами

– на непосредственное управление волонтёрами, выдачу им необходимых заданий и координацию

– на анализ качества выполненной работы силами волонтёров.

А ещё Руководитель проекта должен определить канал связи и выстраивать корректное информирование для волонтёров о:

– старте проекта

– сути проекта и его значимости;

– начала и завершении набора волонтёров

– скором привлечение к задаче

– старте этапа с привлечением волонтёров

– роли, которую сыграли в проекте волонтёры

Таким образом бесплатный по статье ФОТ ресурс в виде волонтёров начинает иметь определённое значение в других строках бюджета и календарного расписания проекта.

Следующая информация позволит правильно выбрать на следующем шаге провести классификацию и выбрать стратегию: волонтёры будут обладать минимальной властью, но положительно относится к нашему проекту.

Со временем, в процессе производства ИТ продукта некоторые из виртуальных стейкхолдеров перейдут к реальным представителям, а по некоторым так и останутся в документах и мыслях.

На втором шаге, происходит классификация полученного на первом шаге списка. Общепринятой практикой подготовки проектной документации является распределение всех стейкхолдеров в один из квадрантов Матрица власти и интересов, см. рис.2.1

рис. 2.1. Матрица «Власти и интересов» стейкхолдеров