Что касается программного обеспечения по управлению складом (WMS (Warehouse Management System) – или в русской аббревиатуре СУС (система управления складом), то эта система обычно дает возможность не только для учета, но и для анализа процессов склада. Как правило у закупщика есть ограниченный доступ к работе с этой системой для формирования различных статистических отчетов, которые дают возможности аналитики по складу.
В компании, где я работала использовалась глобальная интегрированная система управления предприятием (от Microsoft), которая была в числе прочего интегрирована с СУС. У каждого пользователя был доступ в рамках своих долностных полномочий. У закупщика была возможность увидеть наличие товаров на складах, движение по любой товарной категории в заданный период и сформировать любой необходимый статистический отчет, на основании которого можно было заняться любой аналитикой.
Кроме того, закупщик вносил в программу все планируемые поставки, которые тут же отображались в СУС, и кладовщик видел, что и когда планируется к поступлению на склад. Это было очень удобно и давало максимально точную и понятную картину текущей ситуации с запасами, но подразумевало очень тесное взаимодействие закупщика с кладовщиком (через программу).
В некоторых особо продвинутых компаниях управлением запасами занимаются специальные инвентарные менеджеры. В их обязанности входит контроль за уровнем запасов и планирование пополнения запасов. Эти люди, по сути, совмещают частично обязанности кладовщика и закупщика. В их задачи входит оперативный мониторинг ситуации на складе, ввод информации в систему учета, предоставление информации отделу снабжения о потребностях в пополнении запасов в режиме реального времени.
В реальности эту работу в большинстве случаев всё же делают кладовщики и снабженцы. Кладовщики вносят информацию в систему, закупщики её мониторят, анализируют и планируют на её основе поступление товаров и продуктов на склад.
И это ещё одна грань умений идеального закупщика.
Если факты на твоей стороне – бей фактами. Если закон на твоей стороне – бей законом. Если на твоей стороне ни фактов, ни закона – бей кулаком по столу.
Майкл Джером
Идеальный закупщик – обязательно хороший переговорщик. Он знает, как обаять собеседника, как «выжать» из него нужные ему условия, какие каверзные вопросы задать, о чем умолчать и т. д., и т. п. Причем закупщик не обязан быть виртуозом переговорного процесса и коммуникативных манипуляций, он просто должен четко видеть цель переговоров, держать её в фокусе своего внимания и не позволять собеседнику сбить себя с нужного курса.
Современные закупки подразумевают гораздо меньше непосредственного «живого» общения, чем, скажем, 10 или даже 5 лет назад. Увеличивается количество электронных торговых площадок, проводятся электронные аукционы и торги, запросы котировок отправляются потенциальным поставщикам уже даже не по электронной почте, а через мессенджеры, и точно через те же каналы связи возвращаются к закупщикам в виде ответных предложений.
Переговоры ведутся по телефону, скайпу, teams или мессенджерам. Но всё же, они есть и остаются одной из ключевых составляющих деятельности закупщика. И здесь на помощь снабженцу приходят несколько основных правил и лайфхаков, проверенных несколькими поколениями закупщиков.
Правило № 1: меньше говорить, больше слушать.
