Корешки ордеров (ордерские книжки), если не включены в состав адвокатских производств (дел). Срок хранения 5 лет. При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу (Статья 277 Перечня).
Доверенности. Невостребованные доверителями, при невозможности их возвращения доверителям, хранятся 5 лет (Статьи 36 и 107 Перечня).
Оказание юридической помощи.
Это основной раздел документов адвокатского кабинета, в него входят следующие дела.
Согласно Методическим рекомендациям по ведению адвокатского производства, утвержденным Советом Федеральной палаты адвокатов Российской Федерации (Протокол от 28.09.2016 №5 с доп. (Протокол №7)), срок хранения адвокатского производства не менее трех лет с момента выполнения условий соглашения.
Моя точка зрения: если адвокат не собирается формировать личный архив, а затем и личный фонд в составе государственного архивного фонда Российской Федерации, то адвокатские производства должны храниться адвокатом с учетом сроков судимости (по уголовным делам), исковой давности (по гражданским и административным делам), сроков давности привлечения к административной ответственности (по делам об административных правонарушениях).
Дела или адвокатские производства могут систематизироваться по их видам, подсудности, по тематике, по доверителям.
Аналогичный порядок желательно завести и на электронных носителях.
При этом у адвоката есть выбор систематизации папок: сначала по хронологии (2020, 2021, 2022 годы), затем по видам (консультации, адвокатские производства), по подсудности (административные, арбитражные, гражданские, уголовные,..), по стадиям (первая инстанция, апелляция, кассация, надзор, исполнение), по тематике дел, например, гражданских (по видам договоров, дела семейные, дела наследственные,..), по алфавиту доверителей (у юридических лиц могут учитываться наименования организационно-правовых форм, а могут не учитываться), далее классификация идет по хронологии однотипных дел доверителей (или по иному основанию, например, по взыскиваемым суммам).
Адвокат может использовать для основы классификации любой названный элемент, в любой удобной для себя последовательности.
Вернемся к классификации бумажных дел.
Письменные консультации, заявления, жалобы, ходатайства и другие документы правового характера, составленные адвокатом.
Журнал регистрации устных и письменных консультаций.
Дела, рассматриваемые в Европейском суде по правам человека.
Дела, рассматриваемые в Конституционном Суде Российской Федерации, в конституционном (уставном) суде субъекта Российской Федерации.
Гражданские дела.
Административные дела.
Уголовные дела.
Дела об административных правонарушениях.
Указанные дела формируются по каждому доверителю отдельно.
Срок хранения данных дел установлен решением Совета ФПА РФ 3 года.
Переписка по ведению дел по назначению и оказанию бесплатной юридической помощи хранится 5 лет ЭПК (Статья 70 Перечня).
Планирование деятельности адвокатского кабинета.
Перспективные планы, планы мероприятий адвокатского кабинета хранятся постоянно (Статья 193 Перечня).
Годовые планы деятельности адвокатского кабинета хранятся постоянно (Статья 198 Перечня).
Оперативные (квартальные, месячные) планы деятельности адвокатского кабинета хранятся до минования надобности (Статья 201 Перечня).
Индивидуальные отчеты работников адвокатского кабинета хранятся 1 год (Статья 216 Перечня).
