Аптайм: Оптимальный способ управления временем и энергией - страница 6

Однажды руководитель, с которым я работала, определил три своих главных приоритета на квартал следующим образом:

1. Завершить масштабную реорганизацию команды.

2. Проводить больше времени со своими маленькими детьми.

3. Определить ви́дение будущего года для возглавляемой им организации.

Видя такие масштабные приоритеты, легко почувствовать, насколько они расплывчаты. Определение приоритетов – только первый шаг; также необходимо понять, как реализовать эти приоритеты. Для этого нужно выделить самые крупные задачи, которые соответствуют вашим приоритетам. Спросите себя: какие наиболее важные проблемы нужно решить для достижения ваших приоритетов? А точнее – как они будут отображаться в вашем календаре? Как вы сможете их распознать? Процесс проработки конкретных задач, связанных с собственными приоритетами, поможет вам понять, как влияют на них встречи, электронные письма, тренировки, списки дел, зарезервированные интервалы времени, школьные мероприятия и все то, что требует времени.

Для каждого из приоритетов напишите две или три крупные задачи, которые поддерживают этот приоритет (задачи должны начинаться с глагола действия):

1. Реорганизовать команду:

● Встретиться с представителем отдела кадров, чтобы обсудить новые варианты организационной структуры и открытые вакансии.

● Запланировать встречи с подчиненными, чтобы получить представление об их обязанностях.

● Провести собеседования с кандидатами на новые и открытые должности.

2. Проводить больше времени с детьми:

● Уходить с работы до 17:00, чтобы ужинать всей семьей три-четыре раза в неделю.

● По пятницам работать из дома, чтобы иметь возможность забирать детей из школы.

● Посетить три школьных мероприятия в рабочее время в этом квартале (концерты, собрания).

3. Определить ви́дение команды на будущий год:

● Выделить время для размышлений, прогулок, мозговых штурмов.

● Провести выездное совещание с непосредственными подчиненными, чтобы получить обратную связь.

Определить крупные задачи, которые поддерживают ваши главные приоритеты, очень важно. Это помогает не только увидеть то, на чем вам следует сосредоточиться в целом, но и то, как вы должны тратить свое время и энергию на поддержку этих приоритетов. Это также дает прекрасную возможность обсудить приоритеты с людьми, которые играют ключевую роль в вашей работе и в жизни – руководителями, коллегами, партнерами, членами семьи и др. Это позволяет подтвердить или скорректировать ваши приоритеты с учетом их индивидуальных приоритетов и ваших общих целей и обязанностей. Если вы работаете с коллегой над крупным проектом, который входит в тройку ваших приоритетов в этом квартале, но не входит в число его приоритетов, важно знать об этом заранее. Возможно, вам придется привлечь другие ресурсы или дополнительную помощь, если три главных приоритета коллеги выйдут для него на первый план. Если вы потратили время на определение приоритетов и получили обратную связь, в дальнейшем вам будет легче сориентироваться и понять, на что уходит ваше время.

Спросив руководителя, которого я обучаю, о трех главных приоритетах, я изучаю его календарь за последние несколько недель и прошу обвести маркером все встречи, задачи или временны́е интервалы, относящиеся к этим трем приоритетам. Очень быстро становится ясно, соответствует ли потраченное время приоритетам. Это отличный способ увидеть, чем вы на самом деле занимаетесь. Определив, что важно, нужно понять: тратите ли вы бо́льшую часть своего времени на эти вещи? Ваше время – самая главная валюта: ваш подлинный приоритет – это то, на что вы расходуете время. Календарь всегда говорит правду. Он показывает, действительно ли вы тратите свое время на то, что для вас важно.