Букварь продвинутого продавца, или К демократии через финансовую независимость - страница 46

Однако получающая сторона может запрашивать излишнюю и сверх подробную информацию, зачастую не нужную им. Ее нельзя предоставлять. Это не только лишняя работа и трата времени, это замусоривание чужих мозгов, и это, наконец, нарушение конфиденциальности, разглашение коммерческой тайны. Не зачем знать верстке о финансовых тонкостях, а бухгалтерии ширину, высоту и содержание макета. А зачем генеральному директору ежедневный 20-ти страничный журнал «Один день из жизни рекламного отдела»? Если конечно такие формы будут спущены сверху, не забудьте к 7 работающим сотрудникам добавить 7 сотрудников пишущих отчеты. Ведь еще есть и внутренняя отчетность в отделе. Кстати, можно с ней и знакомить заинтересованных лиц.

Ряд форм отчетности могут быть закреплены за отделом в устной форме, а ряд – в обязательном порядке в должностных инструкциях (см. стр.), дабы установить связь между действующим законодательством и действиями отдела рекламы.

Формы предоставления данных зависят от используемых бухгалтером методов исчисления налогов. Так как налог на добавленную стоимость может выплачиваться и по отгрузке, а не оплате товара. Тогда потребуется предоставлять реестр отгруженной рекламы за месяц с указанием стоимости, не зависимо от выписанного документа к оплате и продолжительность заказа.

Отчет об отгрузке () предоставляется в бухгалтерию по мере выхода газеты, раз в месяц или еженедельно. При необходимости и ежедневно.

Также ежемесячно предоставляются реестры выписки счетов, заключенных договоров. Сами договора и счета находятся в отделе для работы в соответствующих папках.

Пример 8. Форма отчета бухгалтеру об отгрузке рекламы в день выхода газеты

Отгрузка. газета № ___ от __.__.2000 года

Отчет подготовил Иванов И. И. 5.01.2001_____________

^{>(подпись)}

Генеральному директору (главному редактору) газеты также нужна информация о деятельности и результатах рекламного отдела. Для различных целей, как минимум чтобы быть в курсе дел и иметь возможность контроля, как максимум – для стратегического планирования, прогноза доходов и развития ситуации. Отчет () предоставляется не реже 1 раза в месяц по итогам прошлого месяца. Желательна перепроверка бухгалтером и заверение его подписью, чтобы рекламщики имели регулярный контроль.

Пример 9. Форма отчета генеральному директору по показателям деятельности

Объем отгруженных товаров и услуг

Дебиторская задолженность

Доход

Отчет подготовил Иванов И. И. 5.01.2001 _____________

^{>(подпись)}

Проверено: Петрова Н. Н. 5.01.2001 _____________

^{>(подпись)}

Также полезен график дохода в долларах за последние годы, перечень внутренних и перечень внешних факторов помешавших увеличить объем рекламы и дохода, тем более, если был установлен план. График, кстати, может быть единственным полезным руководителю документом.

Как уже говорилось, верстке необходима информация достаточная для верстки рекламы при верстке самой газеты.

На верстку передаются:

– параметры рекламы в зависимости от типа: ширина и высота, имя и расположение файла, текст или внешний вид и прочее, место расположения, особые отличия и условия (в виде реестра),

– непосредственно сами материалы (распечатки и файлы или пленки).

Время и форма предоставления согласовывается с выпускающим редактором.