Дорога в индустрию впечатлений - страница 5

Питерские клиенты потом сказали, что ни на секунду не пожалели, обратившись к москвичам, а потраченные на мероприятие деньги очень быстро вернулись с прибылью.

После определения целей и задач мероприятия, после выделения основного сообщения, формулирования концепции и подбора формата можно приступать к созданию сценария предстоящего события.

Сценарий в event-индустрии – это основной документ, от качества проработки которого напрямую зависит успех мероприятия и достижение поставленных целей.

В отличие от театрального, сценарий мероприятия описывает не только сценическое действие, но и все, что происходит до и после.

Структуру сценария определяет формат мероприятия. Можно сказать, что схожую структуру имеют сценарии всех банкетов, конференций и т. д. Это связано с четкими ограничениями возможностей восприятия информации и условиями комфорта гостей и участников.

Давайте рассмотрим это на примерах.

Банкет. Гости сидят за столом, официанты подают еду. Общение на таком мероприятии будет ограничиваться в основном соседями по столу. Так как продолжительность сидячего банкета в среднем 3–4 часа, организатору надо создать сценарий, который бы позволил гостям постоянно следить за происходящим на сцене, иначе им очень быстро станет скучно.

Коктейль. Гости стоят на протяжении всего мероприятия, общаются друг с другом, официанты носят еду и напитки по залу. Такое мероприятие может продолжаться не более полутора часов (в противном случае гости устанут и начнут уходить). Но и это время нельзя занять целиком. На основные события на сцене у организатора есть примерно 30 минут, так как необходимо оставить временной запас в начале и конце: на сбор гостей и на их постепенный уход соответственно.

Сценарий должен быть построен таким образом, чтобы в рамках выбранного формата максимально точно передавать гостям сообщение. Нет необходимости подчинять каждую минуту мероприятия раскрытию всей концепции. Нужно в определенные моменты времени выделять конкретную составляющую сообщения, чтобы в итоге у гостей все они сложились в единую гармоничную картину, максимально полно передающую смысл основной идеи прошедшего события.

Теперь поговорим о форме сценария мероприятия.

Строго говоря, готовый сценарий должен отвечать на следующие вопросы:

1. Что происходит?

2. Где происходит?

3. Когда начинается и сколько времени продолжается?

4. Кто в этом участвует?

5. Кто ответственное лицо?

Простого сценария, оформленного как ответы на перечисленные вопросы в виде текста, таблицы или в режиме outline, будет достаточно при организации небольшого мероприятия или на этапе подачи первого предложения клиенту.

Но, так как сценарий предназначен для большого числа служб и специалистов, которые задействованы в процессах организации и проведения мероприятия, часто необходимо создать несколько документов (их количество зависит от объема подготовительных работ и количества участников проекта). Исходя из этого, сценарии делятся на несколько видов.

1. Развернутый сценарий.

2. Сценарный план.

3. Краткий сценарий.

4. Технический сценарий.

5. Сценарий для ведущего.

Развернутый сценарий создается и ведется руководителем или менеджером проекта. В нем указывается наиболее подробная информация по всем связанным с мероприятием действиям.

Сценарный план, или тайминг, включает в себя наименования основных блоков мероприятия, их последовательность, хронометраж и краткое описание. Он предназначается в основном для представителей клиента, работников площадки и подрядчиков.