Эффективное управление деньгами - страница 3

Если бы реестр хотя бы отсортировали по уменьшению суммы, тогда директор, если у него не хватает времени прочитать всё, смог бы увидеть самые большие, самые важные платежи. Но платежи в реестр попадали в порядке поступления. Если его взгляд вдруг задерживался на каких-то платежах, он мог спросить уточнения у главного бухгалтера. Такое вот управление деньгами.

Холдинг довольно известный, до сих пор живёт, хотя с определенными потрясениями. Мне же такая схема утверждения платежей кажется издевательством над системой делегирования, системой бюджетирования, системой казначейства. Если нет времени на весь реестр платежей (а могут быть сотни платёжных поручений ежедневно), не надо делать вид, что управляешь деньгами. Найми финансового директора, или поручи главному бухгалтеру составить бюджет, утверди бюджет и только то, что вне бюджета, должно идти на согласование. Не надо носить каждую платёжку на покупку картриджа для принтера генеральному директору.

Кстати, в этом холдинге была сделана попытка автоматизации, начатая именно с казначейства и бюджетирования. Бюджет проекта был больше 20 миллионов рублей, исполнителем проекта была компания – одна из мировых лидеров в консалтинге, ушедшая в 2022 году из России. Однако проект закончился неудачей. Потратили миллионы рублей, сделали какую-то работу, но из-за того, что не было внутренней культуры и внутренней готовности к переходу на нормальные управленческие технологии, проект автоматизации закончился без существенных результатов.

Тому есть несколько причин. Первая причина, в том, что заказчики – руководители этого холдинга – посчитали: «Мы платим вам деньги за автоматизацию, вот вы и делайте», – и не готовы были вкладывать свой человеческий ресурс. Это как откупиться деньгами. Приведу такое, может и грубое сравнение. Это похоже на отношение родителей с детьми. Вместо того, чтобы общаться и спрашивать, как у тебя дела в школе, помогать с уроками, просто дают 100 рублей на обед – и на этом все отношения заканчиваются. Это, конечно, неправильный подход, деньги все не решают. Нужно личное участие, нужно тратить свое время на управление процессом (проектом) автоматизации. И финансовые директора, как никто другие, должны быть глубоко погружены в процессы автоматизации.

Продолжая про управление денежными средствами: реестр платежей помогает сделать первый шаг и взять платежи под контроль. Следующим шагом нужно научить ваших менеджеров, ваших финансовых специалистов оформлять заявки на расходование денег. Это стандартная процедура со стандартными документами во всех ERP системах, включая конфигурации 1С, но к этим документам можно применить особый подход.

Как в любой системе 1С, в которой есть функционал заявок на расходование денежных средств, можно доработать печатную форму самой заявки.

В Институте МИРБИС мы расширили типовую печатную форму – добавили: статью бюджета (статью движения денежных средств) и бюджетный лимит. Об этом я расскажу дальше подробнее.

Рисунок 5

Что мы видим в печатной форме Заявки на расход:

С какого расчётного счёта происходит оплата.

В Институте МИРБИС несколько расчётных счётов и каждый счет используется как отдельный кошелек. В институте открыто четыре приходных расчётных счета: у нас три факультета, и у каждого из них свой расчётный счёт. Каждый факультет принимает деньги от учащихся на свой расчётный счёт. Образование в МИРБИС платное, нет бюджетных мест, Институт живёт за счёт выручки от студентов. Есть ещё четвертое подразделение, которое сдает свободные площади в аренду и у этого подразделения тоже отдельный расчетный счет.