Есть исходящие расчетные счета, они тоже по-своему нарезаны. Вот один из них – Инфраструктурный, – это счёт, с которого платят все коммунальные платежи, покупки картриджей, и прочие платежи, связанные с содержанием института как физического объекта. Есть расходный HR счет для платежей персоналу и всех связанных расходов. И общий счет – для оплаты остальных платежей.
Хочу обратить внимание на то, чего нет в типовой версии Заявки на расходование в системах 1С – поле Сальдо взаиморасчётов. В примере оно кредитовое – 295 000 рублей. Это информация казначею или финансовому директору о том, что запрашиваемый платеж как раз и погашает кредитовое сальдо взаиморасчетов.
Такое поле (вместе с полем Условие оплаты) позволяет моментально оценить разумность платежа. Если меня просят заплатить, например, 100 тысяч, а я вижу в Заявке дебетовое сальдо и Условие оплаты – Постоплата, это повод задать вопрос менеджеру: почему не закрыт предыдущий платёж, а снова платим контрагенту? Менеджер даст объяснение, которое поможет принять решение о платеже. По крайней мере, я могу эту информацию видеть. Вы сможете такую печатную форму Заявки имплементировать у себя в компании.
Здесь хочу акцентировать ваше внимание на следующем: мы дорабатываем типовую форму. Не нужно бояться создавать печатные формы в системах 1С, они практически не усложняют обновление конфигурации – можете делать их столько, сколько вам удобно. Я обычно в своих компаниях создаю много дополнительных отчетов и печатных форм. Почему я не стесняюсь называть IT-проект Института МИРБИС, который я возглавлял, проектом цифровизации? Потому что в результате проекта участие человека в бизнес-процессах минимизировано: глядя на этот отчет, не надо задавать дополнительных вопросов – всё понятно, информационная система предоставила максимум информации.
Вернемся к Заявке. Еще одно интересное поле – и это уже про бюджетирование – Сумма по плану. Кассовый план (бюджет движения денежных средств) у нас составляется на полугодие, потому что мы привязаны к обучению по семестрам, у нас такт полугодие. Сумма по плану – это бюджет по статье 267122, сумма бюджета – 1 950 000 рублей на полгода. Уже потратили до текущего платежа – 2 661 079 рублей, то есть по этой строке бюджета уже перерасход 711 079. А когда этот платёж проведем перерасход составит 1 006 079 рублей.
Когда такой документ на оплату приносят казначею или финансовому директору, они, конечно, начнут разбираться в причинах перерасхода бюджета. Менеджер, который оформляет такую Заявку, проставляет «галочку» в поле сверх (вне) кассового плана и в графе Объяснение объясняет перерасход.
Обратите внимание на два поля: оплата по графику, оплата вне графика. В компаниях, в которых я работал финансовым директором, или настраивал управление финансами, все платежи были привязаны к платёжным дням. Например, все инфраструктурные платежи оплачиваются по средам. Вот применение регулярного менеджмента в казначействе. Если возникает срочный платёж вне графика – нужно провести платёж в четверг, иначе электричество отключат, – то менеджер ставит “галочку” в поле Вне графика и заполняет графу Объяснение. Но просто слова что если срочно не заплатим, то отключат электричество, меня не устраивают. Мне нужно объяснение, почему об этом стало известно только сейчас, а не заранее, и что нужно сделать в будущем, чтобы такую ситуацию предотвратить.
