На этом этапе участникам и ведущему очень важно сонастроиться друг на друга и на тему. Нужно установить контакт, тогда разговор пойдет гораздо легче.
Именно на этапе открытия особенно важна фокусировка группы, хотя поддерживать ее необходимо до конца сессии. Задача фасилитатора – обозначить в самом начале сессии план, маршрут, по которому пойдет группа, а после избегать отхождения от него.
Рекомендация:
На следующей сессии задайте участникам такой вопрос на этапе открытия: «Что должно произойти, чтобы сессия для вас была максимально успешна?» или «Какая поддержка вам нужна от ведущего и других участников, чтобы эта встреча была максимально эффективной?».
Участники, отвечая на этот вопрос всегда выдают интересные идеи, сами вводят дополнительные правила (отключить телефоны, убрать ноутбуки и прочее). Кстати, за соблюдением правил тоже должны следить сами участники.
Три ключевых этапа сессии:
Анализ ситуации, прояснение. На первом этапе необходимо найти ответы на основные вопросы (в контексте темы): «Почему мы здесь?», «Какие у нас задачи/трудности/проблемы?», «Какие факты, информация у нас имеются?», «На какие вопросы нам важно сейчас ответить?». Затем сформулировать проблему, которой сейчас хотим заняться. Возможно, определить критерии, по которым будем оценивать идеи.
Важно не торопить группу переходить как можно скорее к практическим решениям, нужно дать людям созреть, обменяться мнениями, кому-то что-то дополнительно объяснить, провести анализ. Именно этап прояснения помогает выровнять информационное поле, дает возможность договориться команде о том, где она сейчас, сформулировать общее отношение к обсуждаемому вопросу.
Например, довольно часто сессии проводят, чтобы выяснить, а как все-таки выполнить планы, которые были намечены, но почему-то не реализованы. И в таких случаях надо сначала понять, а почему же их не выполнили: были поставлены слишком амбициозные задачи или необходимые ресурсы не были выделены?
Пока не будут найдены причины провала по прошлым планам, нет смысла строить новые или придумывать пути достижения новых целей. Только выявив предыдущие ошибки, можно попытаться их исправить: выделить больше человеческих или материальных ресурсов, корректнее и реалистичнее сформулировать цели, найти более эффективные пути реализации.
Создание поля идей/решений. Как мы можем достичь цели / решить проблему? На этом этапе происходит обмен мнениями, генерация идей, поиск альтернатив и выбор лучших вариантов. А также достигаются договоренности о решении.
На этапе сбора идей мы узнаем мнение каждого участника по обсуждаемой теме, выясняем все аспекты, которые значимы по данному вопросу.
Поэтому очень важно вовлечь каждого члена команды в действие и обсуждения для получения вклада от всех. Для этого существует много различных техник для сбора идей: использование разного типа вопросов, мозговой штурм, компиляция мнений с помощью модерационных карт.
Менеджеры и фасилитаторы, ведущие совещания и групповые обсуждения, должны знать различные методы и техники фасилитации, то, когда и как их лучше использовать. Об этом подробнее расскажем в главе «Инструменты фасилитации».
Планирование действий. Третий этап – проработка выбранных вариантов решений до конкретных действий. Кто что будет делать и когда именно, чтобы реализовать решения и предложения. Как нивелировать риски невыполнения планов? Какие будут следующие встречи и точки контроля? Важно, чтобы данный этап заканчивался договоренностями команды.
