Интеллект карты (mindmap). Графическое решение бизнес-задач - страница 7

Рис. 7.Регламент на выборочный контроль

1. Ядро представленной выше карты – это название регламента.

2. Первый уровень карты – это функции, которыми будет осуществляться контроль. Например, рассматриваемую нами должность «менеджер по продажам» можно проверять с помощью:

• анализа телефонных разговоров.

Ответственное лицо может проводить выборочное прослушивание записи телефонных звонков менеджера с клиентом, чтобы выяснить, соответствует ли структура диалога менеджера его рабочему скрипту (подробнее о них в последующих главах);

• проведения акции «Тайный покупатель».

Это эффективный способ выборочного контроля, который предоставит вам достоверный срез качества работы сотрудников в конкретный промежуток времени. Акция может проводиться в нескольких форматах: по телефонному звонку или посещению торгового зала. Лицу, выполняющему роль тайного покупателя, выдается чек-лист, т. е. список вопросов, по которым необходимо оценить работу менеджера. В зависимости от формы вопроса ответы могут даваться в формате «да/нет» или оцениваться по N-балльной шкале;

• проверки отчетности, заполняемой самим менеджером.

Выбор методов контроля определяется особенностями должности.

Также в первом уровне указываются ответственное лицо и периодичность осуществления контроля.

3. Второй уровень ментальной карты по организации контроля – пошаговые инструкции на выполнение функции. Например, для периодичности проведения контроля – это те действия менеджера, которые будут проверяться. В приводимом примере это контроль звонков на соответствие предъявляемым требованиям и контроль отчетности, формируемой менеджером, на предмет своевременности предоставления и реалистичности. Для способа контроля «Тайный покупатель» второй уровень – это требования, предъявляемые к «актеру» акции, и как она будет проходить. Для блока «Отчетность», заполняемая самим сотрудником, это проверка форм отчетности.

На первом этапе я рекомендую начать создавать инструкции для самых «проблемных» вопросов, а затем распространять их на все процессы. Кроме того, если вы руководитель, не занимайтесь этим лично, а поручите сотрудникам. Затем, внося свои пожелания и корректировки, можно написать инструкцию «Как писать инструкцию». Вполне естественно, что с первого раза составить даже более-менее приемлемую для использования инструкцию у них не получится. Однако после второй-третьей корректировки она достигнет относительно приличного качества, а со временем – высокого. Самостоятельная разработка сотрудниками инструкций значительно сократит время их составления и внедрения.

Задание в конце главы:

1. Определите проблемные функции у вас в компании. Дайте задание написать сотрудникам инструкции на эти функции

2. Отредактируйте инструкции соответственно с требованиями в этой главе.

3. Проведите совещание по внедрению таких инструкций.

Организационная структура – это упорядоченный, структурированный перечень всех имеющихся в организации структурных единиц и должностных ролей, отражающий иерархическую структуру, способ взаимодействия между единицами компании и вид соподчинения между ними. Она представляет компанию как цельный организм и включает как подразделения, так и конкретные функциональные роли в подразделении.