Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет - страница 13
Грамотно подготовленное и оформленное деловое письмо во много раз увеличивает вероятность положительного разрешения ситуации.
Пример из личной практики авторов. В одной строительной компании все закупки свыше 600 тысяч рублей проводились с помощью использования одного их передовых инструментов закупочной деятельности – электронной торговой площадки B2B, ссылка: https://www.b2b-center.ru/.
При проведении каждой закупочной процедуры необходимо было писать различные деловые письма в виде:
– разъяснений по каждому запросу участников;
– решений организатора о выборе победителя тендера с обоснованием этого выбора;
– обоснований отмены той или иной конкурентной процедуры.
Поскольку подобного рода письма являются для каждой компании ее имиджевой составляющей, прежде чем отправлять документы в мир, автор книги, работавшая тогда в компании директором службы закупок и снабжения, лично проверяла каждый черновик каждого делового письма, размещаемого на ЭТП, зачастую исправляя и дополняя его, что давало развернутый ответ поставщикам и подрядчикам, исключая лишние звонки с требованием пояснений.
Между отправкой письма и получением ответа на него существует некое время ожидания. Так же, как и в живом диалоге, в переписке существует понятие комфортного и дискомфортного времени ожидания ответа.
В деловой среде эти понятия индивидуальны для каждой конкретной ситуации. Например, при проведении закупки одним из самых динамичных способов – переторжки, которая порой проводится по электронной почте или с помощью мессенджера, время ожидания ответа от поставщика длительностью даже полчаса-час будет дискомфортным как для самого заказчика, так и для других участников закупки по причине отсутствия необходимой динамики, требуемой при проведении данной конкурентной процедуры.
В другом случае, например при запросе коммерческого предложения на разработку проекта, ожидание ответа от потенциальных партнеров-проектантов даже в две-три рабочих недели будет абсолютно комфортным для заказчика.
Примеры из практики авторов.
Переторжка – одна из эффективных и часто встречающаяся закупочных процедур, представляющая собой аукцион на понижение, при котором потенциальные поставщики добровольно снижают стоимость своего ценового предложения на поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг.
Процедура переторжки требует высокой динамики и происходит либо за круглым столом с личным присутствием представителей поставщиков или подрядчиков, либо на торгах электронных торговых площадок (ЭТП) в режиме реального времени с определенным шагом аукциона и установленным временем ожидания между шагами.
Политикой о закупочной деятельности одного из производственных предприятий ярославской области с целью повышения конкурентной борьбы между поставщиками и экономией рабочего времени сотрудников отдела закупок предусматривалась процедура переторжки посредством использования электронной почты.
Надо отметить, что выбранный предприятием формат процедуры проведения переторжки применяется на практике довольно редко по причине того, что ожидание ответа от поставщика длительностью даже в один час будет дискомфортным для заказчика.
Как показывает закупочная практика, подобное ожидание по длительности снижает азарт других игроков рынка, что грозит снижением динамики хода торгов и понижением эффективности данной закупки для заказчика.
Похожие книги
