• Используйте действительный залог вместо страдательного, где только возможно. Пишите «Мы решили этот вопрос» вместо «Этот вопрос был решен нами». Предложения, построенные в действительном залоге, выглядят более емкими и энергичными. Однако страдательный залог может выручить, когда вы хотите убрать акцент с неприятной получателю информации.
Избегайте в переписке:
• Понятных только вам упрощений, сокращений, клише, штампов. Например, «Мы консультировались в РЦСТВ ИГХТУ[2]» поймет не каждый.
• Неуважительного, пренебрежительного или панибратского обращения. Например, не следует начинать деловое письмо к клиенту или заказчику с уменьшительно-ласкательного обращения («Леночка», «Димочка», «Светулёчек», «Святославушка»).
• Попыток показать свое интеллектуальное превосходство. Например, «Только я со своими четырьмя высшими образованиями могу оценить важность этого вопроса, а не вы, кто окончил среднюю школу».
• Подчеркнутого высокомерия. Например, «Вы не способны даже понять».
• Высказывания недоверия. Например, «Я чувствую, что вы хотите сорвать сделку».
• Оскорбительных сравнений. Например, «Ваше поведение напоминает встречу двух ослов на узкой дороге».
• Упоминания физических особенностей. Например, «Вам с высоты своего очень маленького роста не виден весь масштаб».
• Попыток дискриминации по возрастным, половым признакам и религиозным убеждениям. Например, «Поскольку вы женщина, то не сможете понять эту схему».
Для того чтобы письмо было максимально тактичным, необходимо начать с тщательной подготовки, с изучения и анализа личностных черт и особенностей получателя. К ним относятся:
• профессиональная принадлежность;
• возрастная группа;
• примерный образовательный уровень;
• принадлежность к социальным, политическим или религиозным группам.
Результатом вашего анализа должен стать выбор оптимального стиля письма.
Используйте визуальные образы
Письменная коммуникация дает нам эту чудесную возможность (тогда как в устном общении приходится изощряться, чтобы что-то визуальное изобразить собеседнику). Визуальные образы имеют высокую скорость восприятия и делают сообщения проще для понимания. Кроме того, они привлекают внимание читателя и позволяют не забыть сообщение, даже когда текста уже нет перед глазами. В деловой письменной коммуникации чаще всего используются различные схемы, раскрывающие взаимосвязи и действия, которые трудно объяснить словами, а также диаграммы и графики, представляющие ключевые моменты сообщения.
Грамматические ошибки оставляют негативное впечатление от письма и снижают доверие к отправителю, поскольку он представляется плохо образованным человеком, не профессионалом.
Проверьте в тексте:
• Правильность написания слов при помощи сервисной функции компьютера, текстового редактора (проверка правописания). Проверить написание и значение слова вы можете в многочисленных онлайн-словарях (http://gramota.ru и др.);
• Правильность использования слов. Некоторые слова («эффект» и «аффект», «компания» и «кампания») пишутся и звучат почти одинаково, но имеют разные значения. Найдите в словаре значение слова, в котором сомневаетесь. Или подберите синоним.
• Согласование подлежащего и сказуемого. В длинных предложениях легко допустить путаницу во временах и лицах глаголов.
• Сложные предложения и используемые в них обороты. Длинные предложения лучше разбить на более короткие. Это повысит читабельность вашего текста и снимет многие затруднения с использованием знаков препинания.
